Консультационный центр
"ЦНИОпроект-ИНВЕСТ"

РЕКОМЕНДАЦИИ
ПО ОБЕСПЕЧЕНИЮ КОНФИДЕНЦИАЛЬНОСТИ ВЕЛИЧИНЫ
ЗАРАБОТНОЙ ПЛАТЫ РАБОТНИКОВ ПРОЕКТНОЙ ОРГАНИЗАЦИИ

2 издание
(переработанное и дополненное)

Москва 1995

Настоящие Рекомендации содержат описание комплекса организационных, технических и правовых мер по обеспечению неразглашения размера выплачиваемой работнику заработной платы. Предлагаемые в Рекомендациях решения максимально приближены к существующему порядку начисления и выплаты заработной платы (в том числе с использованием ЕС ЭВМ и персональных ЭВМ) и соответствуют основным требованиям бухгалтерского учета.

В Рекомендациях приводятся конкретные формы приказа о внедрении системы, расчетного листка, соглашения о неразглашении конфиденциальной информации, плана мероприятий по внедрению системы.

Рекомендации подготовлены авторским коллективом в составе: канд. экон. наук Подольский М.С. (научный руководитель "разработки), канд. экон. наук Жилкина А.Н. (ответственный исполнитель), Барченков С.А., канд. экон. наук Ромашко О.Н.

Содержание

ВВЕДЕНИЕ

В условиях рынка величина оплаты труда работников значительно дифференцируется в зависимости от его количества, качества, сложности, интенсивности и множества других факторов.

Все чаще работники, привыкшие и традиционно тяготеющие к уравнительности, вступают в бесконечные, бесплодные обсуждения, почему у одних зарплата больше, а у других меньше, кто больше и лучше работает и тому подобное. На это безрезультатно уходит масса времени как у руководителей, так и рядовых работников, и это в условиях рынка.

Выход из создавшегося положения подсказывает общемировая практика - обеспечение конфиденциальности информации о величине заработной платы работников.

Настоящие рекомендации содержат описание комплекса организационных, технических и правовых мер по обеспечению конфиденциальности величины заработной платы в проектной организации и ориентированы, в первую очередь, на разработчиков системы конфиденциальности информации о величине заработной платы работников организации (директору, заместителям директора по экономике и кадрам, экономистам, работникам бухгалтерии, технического отдела).

Предлагаемые в рекомендациях решения максимально приближены к существующему порядку начисления и выплаты заработной платы (в том числе с использованием средств автоматизации) и отвечают основным требованиям бухгалтерского учета.

В подготовке рекомендаций принимали участие: канд. экон. наук Андреев Р.Г., Гаврилова В.Л., Гургель A.M., Нагайко И.В., Сенников Д.Ю.

Для заказа версии методических рекомендаций, записанных на дискете для персонального компьютера, а также при необходимости получения дополнительной консультационной помощи по вопросам конфиденциальности заработной платы в проектных организациях можно обращаться в ГП "ЦЕНТРИНВЕСТпроект" Минстроя России к заведующему отделом организации и управления проектированием Подольскому Марку Семеновичу (тел. (095) 157-3316).

1. ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ

Под конфиденциальностью информации о величине заработной платы работника (в дальнейшем конфиденциальность) в настоящих рекомендациях понимается неразглашение размера выплачиваемой работнику заработной платы.

К информации, не подлежащей разглашению, следует относить: информацию о величине индивидуальных выплат заработной платы работникам организации отдельного работника, группы работников или всей организации в целом (исключение может представлять величина заработной платы директора организации).

При формировании системы конфиденциальности следует соблюдать следующие принципы:

- величину заработной платы работнику устанавливает тот, кто выдает работник задание на выполнение работ (руководитель);

- величина заработной платы работника может быть предметом обсуждения только между самим работником и руководителем выдавшим задание на выполнение работы;

- при обсуждении величины заработной платы между работником и руководителем ссылка на величину заработной платы других работников организации не может служить аргументом;

- величина заработной платы зависит от количества и качества выполненной работы и не может быть меньше установленного законом минимума;

- чем меньше работников организации имеют доступ к информации о величине заработной платы других работников, тем меньше вероятность распространения этой информации.

Исходя из изложенных принципов авторы рекомендаций имели ввиду следующую схему начисления и выдачи заработной платы,

Величина заработной платы работника устанавливается руководителем, выдающим задание на выполнение работ, который сообщает эту величину в бухгалтерию.

В бухгалтерии производятся расчеты и оформляются документы на выдачу заработной платы.

Заработная плата выдается кассиром организации непосредственно каждому работнику (по графику в течение одного-двух дней).¹

При разработке комплекса мер по обеспечению неразглашения информации о выплачиваемой заработной плате работника проектной организации следует иметь в виду, что наиболее уязвимым звеном в системе конфиденциальности является момент выдачи заработной платы.

¹ Если кассир не может один осуществить раздачу денег, то могут привлекаться:

а) Другие работники бухгалтерии;

б) раздатчики (один на несколько отделов).

Варианты даны в порядке приоритетности.

Предлагаемый в настоящих Рекомендациях подход к обеспече­нию конфиденциальности наиболее полно учитывает специфику проектных организаций и психологию проектировщиков.

2. РАЗРАБОТКА КОМПЛЕКСА ОРГАНИЗАЦИОННЫХ, ТЕХНИЧЕСКИХ И ПРАВОВЫХ МЕР ПО ОБЕСПЕЧЕНИЮ НЕРАЗГЛАШЕНИЯ РАЗМЕРА ВЫПЛАЧИВАЕМОЙ РАБОТНИКУ ЗАРАБОТНОЙ ПЛАТЫ

Для обеспечения конфиденциальности необходимо осуществить комплекс организационных, технических и правовых мер, которые можно разделить на следующие группы.

Подготовка внутренних нормативных документов, регламентирующих вопросы конфиденциальности, в том числе определение санкций за разглашение информации, являющейся конфиденциальной; определение работников, имеющих доступ к величине индивидуальной заработной платы в силу своих должностных обязанностей, разработка форм соглашений о неразглашении конфиденциальной информации.

Внесение изменений в существующий порядок заполнения табеля, оформления документов по выдаче заработной платы, выдачи заработной платы.

Техническое обеспечение конфиденциальности, в том числе укомплектование бухгалтерии техническими средствами.

Проведение обучения работников проектной организации по вопросам перехода и функционирования в условиях конфиденциальности.

При разработке комплекса мер по обеспечению конфиденциальности величины заработной платы работников проектной организации можно воспользоваться приводимыми ниже вариантами реализации мероприятий по каждому из них.

При выборе варианта следует исходить из сложившихся в организации порядка начисления и выплат заработной платы, форм документов (например, расчетного листка) и тому подобное.

2.1. Подготовка внутренних нормативных документов, регламентирующих вопросы конфиденциальности.

Внутренние нормативные документы по конфиденциальности предназначены для однозначного решения конфликтов, возникающих в связи с несоблюдением конфиденциальности, фиксации решений по соблюдению конфиденциальности в организации, с оговоркой случаев, когда предоставление конфиденциальной информации не является нарушенном соглашений о ее неразглашении.

Для исключения недоразумений необходимо также проверить внутренние документы в организации и исключить из них требования о предоставлении информации о величинах индивидуальной заработной платы сотрудника, кроме специально предусмотренных случаев.

Возможны следующие варианты реализации данного мероприятия:

а) разработка положения "О введении системы неразглашения выплачиваемой заработной платы работника в (наименование организации)". В Положении должны быть отражены общие положения о системе конфиденциальности, перечислены должности работников, имеющих доступ к величине заработной платы в силу своих обязанностей, определены санкции за разглашение информации, являющейся конфиденциальной, возможные случаи предоставления информации, не являющиеся нарушением конфиденциальности;

б) подготовка проекта приказа о введении системы неразглашения выплачиваемой заработной платы работников (примерная форма приведена в Приложении 1);

в) разработка тарифной сетки средней заработной платы (минимального уровня величины заработной платы) по категориям работников организации.

2.2. Разработка форм соглашений о неразглашении информации, касающейся величины заработной платы.

Для юридического оформления ответственности работников за неразглашение информации о величине индивидуальной заработной платы с ними могут заключаться соглашения о неразглашении.

Соглашение (или запись в контракте) должно быть согласовано с юристом.

Примерные формы приведены в Приложении 2.

Возможны следующие варианты:

а) Соглашение о неразглашении конфиденциальности информации» касающейся величины заработной платы работников (см. форму 1);

запись в контракт в раздел "Организационно-финансовые условия контракта" (см. форму 2);

б) отдельный пункт в "Соглашении о неразглашении конфиденциальной информации", если работник такое подписывает (см. форму 3).

2.3. Определение работников, имеющих доступ к величине заработной платы в силу своих должностных обязанностей

Необходимо определить работников, которые должны заключить соглашение о неразглашении информации о величине индивидуальной заработной платы работников организации. Например, к таким лицам могут относиться:

а) работники бухгалтерии, занимающиеся начислением заработной платы, расчетом налогов с работников как с физических лиц,

работники бухгалтерии, составлявшие платежные документы по исполнительным листам, осуществляющие выдачу заработной платы (расчетная группа и кассир);

б) работники отдела кадров, имеющие доступ к личным делам сотрудников (с информацией об окладе и других условиях оплаты);

в) операторы ЭВМ (если расчеты заработной платы производятся не непосредственно расчетчиками бухгалтерии);

г) лица, распределяющие заработную плату или ее часть (начальники отделов, главные инженеры проекта (если они ведут объект целиком и распоряжаются деньгами по нему), руководители временных творческих коллективов, созданных на базе организации и выполняющие на условиях подряда конкретную работу).

2.4. Определение санкций за разглашение информации, касающейся величины заработной платы.

Для повышения ответственности работников за разглашение информации, касающейся величины индивидуальной заработной платы работников организации, надо определить санкции за такое разглашение.

При определении санкций необходимо проконсультироваться с юристом о их правомерности.

К таким санкциям можно отнести:

а) предупреждение (как мера административного воздействия);

б) выговор по организации;

в) увольнение (по ст. 33 КЗОТа) прекращение контракта;

г) в случае нанесения материального ущерба организации из-за разглашения информации о выплате заработной платы организация вправе предъявить иск к работнику через суд.

2.5. Внесение изменений в порядок заполнения табеля.

Для обеспечения конфиденциальности величины заработной платы при заполнении табеля не проставляется величина оклада (данное решение требует согласования с бухгалтерией).

2.6. Внесение изменений в состав документов по выдаче заработной платы

Для исключения случайной утечки информации из платежных документов рекомендуется:

- перейти от общих платежных ведомостей на выдачу заработной платы к индивидуальным расчетным листкам (формы приведены в Приложении 8), как при традиционном расчете заработной платы (форма 1), так и с использованием ЭВМ (форма 2 - для персональных ЭВМ, форма 3 - для ЕС ЭВМ).

При разработке формы расчетного листка за основу можно взять форму ранее используемую в организации, в которую вносятся дополнение (например, "заработную плату за (месяц) 19___г. получил"). Размеры расчетных листков должны быть удобными для подшивки и хранения, при выборе бумаги следует отдавать предпочтение более плотной и непросвечивающейся.

2.7. Внесение изменений в порядок выдачи заработной платы

Для исключения возможности утечки конфиденциальной информации при выдаче денег:

а) перейти от общих платежных ведомостей на индивидуальные расчетные листки;

б) производить выдачу заработной платы всем работникам организации в кассе, для удобства кассира разложив индивидуальные расчетные листки по порядку табельных номеров работников или фамилий в алфавитном порядке (лучше по табельным номерам, так как фамилии могут совпадать);

2.9. Повышение квалификации работников организации.

Для оперативного и плавного перехода на конфиденциальность целесообразно:

а) разработать программу технической учебы работников бухгалтерии, планово-производственного отдела, раздатчиков заработной платы в отделах, начальников отделов;

б) провести разъяснительную работу в коллективе о необходимости внедрения системы конфиденциальности; разъяснить взаимные обязанности работника и организации по неразглашению информации о размерах выплачиваемой заработной платы;

в) разработать план мероприятий перехода на конфиденциальность, исходя из ее конкретных условий. Примерный перечень мероприятий и форма плана приведены в приложении 4. Мероприятия в перечне даны в общем виде (как направления). При разработке плана мероприятий в организации рекомендуется формулировать их конкретнее, например, не "Внесение изменений в состав документов по выдаче заработной платы", а "Переход от платежной ведомости на выдачу заработной платы к распискам" и т.д. Каждый пункт примерного плана мероприятий при необходимости может в плане конкретного института быть детализирован. В плане целесообразно указывать ответственного исполнителя (соисполнителей) и дату внедрения мероприятия, которая и будет впоследствии контролироваться.

3. РЕКОМЕНДУЕМЫЕ ИЗМЕНЕНИЯ В ОРГАНИЗАЦИИ УПРАВЛЕНИЯ ПРИ КОНФИДЕНЦИАЛЬНОСТИ

Для обеспечения эффективного функционирования проектного института при конфиденциальности рекомендуется внести следующие изменения в составе функций работников организации:

3.1. Добавить следующие функции:

3.1.1. Заместитель директора по экономике:

- определение средней заработной платы или минимального уровня величины заработной платы в месяц по каждой категории работников организации;

- обеспечение условий в подразделениях, находящихся в его административном подчинении, для соблюдения конфиденциальности;

3.1.2. Заместитель директора по кадровым вопросам:

- обеспечение организации работы по заключению соглашений о неразглашении информации о величине заработной платы работника;

3.1.3. Начальник подразделения (руководитель ВТК):

- определение величины выплаты заработной платы работнику

- при принятии работника на работу (заключения с ним контракта о найме);

- обеспечение условий в подразделении (временном творческом коллективе) для соблюдения конфиденциальности;

3.2. Исключить следующие функции:

3.2.1. Директор организации

- определение величины выплаты заработной платы работнику при принятии работника на работу (делегирование обязанности начальникам подразделений);

3.2.2. Табельщик:

- проставление оклада в табеле,

3.3. Внести изменения в следующие функции

3.3.1. Планово-производственный отдел:

"производство расчетов заработной платы в зависимости от выполненных объемов работ исходя из персональных размеров заработной платы" изменить на "производство расчетов заработной платы в зависимости от выполненных объемов работ исходя из фонда заработной платы подразделения (ВТК) в целом".

4. ВНЕДРЕНИЕ СИСТЕМЫ КОНФИДЕНЦИАЛЬНОСТИ В ОРГАНИЗАЦИИ

Возможны два варианта внедрения системы в организации:

1) единовременно для всех работников;

2) поэтапно, например, в первую очередь для основных проектных отделов, а во вторую - для функциональных отделов; или сначала для руководства проектного института и главных инженеров проектов (главных архитекторов проектов), затем для функциональных подразделений, на третьем этапе - для проектных подразделений и на завершающем - для вспомогательных подразделений.

Каждый из вариантов имеет достоинства и недостатки.

При принятии первого варианта снимается психологическая проблема: величину заработной платы закрывают не для того, чтобы скрыть непомерно большие выплаты руководству, а для нормализации ситуации в институте в целом.

При этом из-за отсутствия опыта внедрения системы, возможно принятие неудачных решений по организации системы, исправление которых может увеличить затраты института. Например, разработанную форму соглашения о неразглашении конфиденциальной информации требуется откорректировать, а форма уже протиражирована, т.е. придется заказывать новый тираж и нести дополнительные затраты как денежных средств, так и времени.

При принятии второго варианта внедрения системы в организации постепенно накапливается опыт, документы постепенно от этапа к этапу совершенствуются, то есть внедряя систему проектная организация учиться на собственных ошибках.

Недостатками второго варианта является то, что вместо снятия психологического напряжения в коллективе введении конфиденциальности информации о заработной плате может явиться катализатором конфликтов, если часть работников решит, что конфиденциальность вводится для "сокрытия необоснованно больших выплат" работникам подразделений, информация о заработной плате которых является конфиденциальной.

Компромиссным может стать решение о внедрении системы в организации в целом с предварительной апробацией ее в нескольких подразделениях. Как правило, для этого следует отобрать несколько подразделений - функциональных и проектных, как наиболее восприимчивых к изменениям и поддерживающих введение конфиденциальность, так и наиболее консервативных. Таким образом, во время апробации системы выявляются большинство недоработок и неточностей разработанной системы и, кроме того, выявляется отношение работников к конфиденциальности.

ЗАКЛЮЧЕНИЕ

Рассмотренный в Рекомендациях комплекс организационных, технических и правовых мер является одним из подходов обеспечения неразглашения размера выплачиваемой работнику заработной платы.

По мере накопления опыта по вопросам конфиденциальности в стране, законодательном обеспечении данных вопросов некоторые положения настоящих Рекомендаций могут уточняться и корректироваться.

Своевременное решение вопросов по конфиденциальности величины заработной платы позволит повысить производительность труда работников, улучшить психологический климат в коллективе проектировщиков, высвободит время руководителей.

Учитывая новизну проблемы при переходе на конфиденциальность целесообразно обращаться за помощью к разработчикам настоящих Рекомендаций.

Следует иметь в виду, что с развитием рыночных отношений проблемы, решение которых требует перехода на конфиденциальность, будут углубляться.

Приложение 1.
ПРИМЕРНАЯ ФОРМА ПРИКАЗА О ВНЕДРЕНИИ СИСТЕМЫ НЕРАЗГЛАШЕНИЯ ВЫПЛАЧИВАЕМОЙ РАБОТНИКАМ ЗАРАБОТНОЙ ПЛАТЫ

Наименование организации________________________________

ПРИКАЗ

00.00.00

г.________________

О внедрении системы неразглашения размера выплачиваемой работнику заработной платы

ПРИКАЗЫВАЮ:

1. Внедрить с 00.00.00 систему неразглашения размера выплачиваемой работнику заработной платы.

2. Начальнику отдела кадров (ФИО) провести техническую учебу работников бухгалтерии, ППО, отдела кадров.

3. Возложить контроль за внедрением системы на (должность, ФИО).

4. Начальникам подразделений довести до сведения всех работников обязанности, права и ответственность (санкции) за несоблюдение конфиденциальности информации о размерах выплачиваемой работнику заработной платы.

Директор организации _______________________Ф.И.О.

Приложение 2.
ПРИМЕРНЫЕ ФОРМЫ СОГЛАШЕНИЙ О НЕРАЗГЛАШЕНИИ КОНФИДЕНЦИАЛЬНОЙ ИНФОРМАЦИИ

Форма 1

СОГЛАШЕНИЕ²

о неразглашении конфиденциальной информации,
касающейся величины заработной платы работников

Я, нижеподписавшийся, настоящим обязуюсь и подтверждаю: что в течение срока найма, а также в любой момент после его окончания, не использовать в собственных интересах или в интересах других лиц, не разглашать и не сообщать другим лицам какую-либо информацию, касающуюся величины заработной платы работников организации (наименование организации).

Я обязуюсь не оставлять себе никаких копий документов, касающуюся величины заработной платы работников (наименование организации).

Обязуюсь и подтверждаю ____________________________Ф.И.О.

Виза юриста _______________________________________

² При разработке приводимых форм использованы материалы "Контрактная система найма и оплаты труда в проектных организациях (формы, положения и процедуры оформления контрактных отношении): Выпуск 1." (М.: ЦНИОпроект, 1992. - 50 с).

Форма 2

Контракт найма работника

Раздел "Организационно-финансовые условия контракта"

1.4. Исполнитель обязуется в течение срока найма, а также в любой момент после его окончания не использовать в собственные интересах или в интересах других лиц, не разглашать и не сообщать другим лицам какую-либо информацию, касающуюся величины заработной платы работников организации (наименование организации).

Заказчик обязуется не разглашать размер выплачиваемой Исполнителю заработной платы, кроме случаев, предусмотренных Законом.

Форма 3

Соглашение о неразглашении конфиденциальной информации

3. В течение срока найма, а также в любой момент после его окончания обязуюсь не использовать в собственных интересах или в интересах других лиц, не разглашать и не сообщать другим лицам какую-либо информацию, касающуюся величины заработной платы работников организации (наименование организации).

Я обязуюсь не оставлять себе никаких копий документов, касающихся величины заработной платы работников (наименование организации).

Приложение 3.
ПРИМЕРНЫЕ ФОРМЫ РАСЧЕТНЫХ ЛИСТКОВ

Форма 1

Табл. номер РАСЧЕТНЫЙ ЛИСТ ПО ЗАРПЛАТЕ Отдел______

за м-ц___________ 199____ г.

___________________________________________

(фамилия, имя, отчество)

(Прописью)___________________________________________________________________

Подпись получателя____________________Расчетчик_______________________________

РАСПИСКА В ПОЛУЧЕНИИ ЗАРПЛАТЫ № ___________________

фамилия, и., о. ______________________________________

Зарплата за ___________, половину ____________199_г. _________________руб.,

Гл. бухгалтер

Получил _________________________руб.

Подпись _________________________

Выдал кассир _____________________

Приложение 4.
Примерный план мероприятий по переходу на расчеты с работниками по заработной плате при конфиденциальности информации о ее размерах