МИНИСТЕРСТВО ТРАНСПОРТА РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ

ФЕДЕРАЛЬНОЕ ДОРОЖНОЕ АГЕНТСТВО

(РОСАВТОДОР)

УТВЕРЖДЕНА Приказом Руководителя Росавтодора от « 14» 11 2005 г. № 94

 

ИНСТРУКЦИЯ ПО ДЕЛОПРОИЗВОДСТВУ ФЕДЕРАЛЬНОГО ДОРОЖНОГО АГЕНТСТВА

Москва 2005

МИНИСТЕРСТВО ТРАНСПОРТА РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ
ФЕДЕРАЛЬНОЕ ДОРОЖНОЕ АГЕНТСТВО (РОСАВТОДОР)

ПРИКАЗ

14.11.2005 г.                                                 г. Москва                                                     №94

Об утверждении Инструкции по делопроизводству

Федерального дорожного агентства

В целях совершенствования организации делопроизводства и повышения уровня исполнительской дисциплины в Федеральном дорожном агентстве приказываю:

1. Утвердить прилагаемую Инструкцию по делопроизводству Федерального дорожного агентства, согласованную с Федеральным архивным агентством.

2. Заместителям руководителя Росавтодора, Начальникам управлений обеспечить неукоснительное соблюдение требований Инструкции всеми сотрудниками подразделений.

3. Управлению делами (Ю.В. Крылову) обеспечить методическое руководство и контроль за соблюдением установленного Инструкцией порядка работы со служебными документами и обращениями граждан.

Руководитель                                                                                               О.В. Белозеров

СОДЕРЖАНИЕ

I. ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ

1.1. Настоящая Инструкция устанавливает единые правила делопроизводства в Федеральном дорожном агентстве (далее - Агентство) и направлена на рационализацию работы с документами и совершенствование управленческого труда в Агентстве.

1.2. Положения настоящей инструкции распространяются на организацию работы с документами независимо от вида носителя, включая их подготовку, регистрацию, организацию исполнения, учет и контроль, осуществляемые с помощью компьютерных технологий.

1.3. Организация, ведение и совершенствование системы документационного обеспечения на основе единой информационно-технической политики и применения современных технических средств в работе с документами, методическое руководство и контроль за соблюдением установленного порядка работы с документами в Агентстве и его подразделениях осуществляется Управлением делами.

1.4. Ответственность за организацию, состояние и ведение делопроизводства в структурных подразделениях Агентства, своевременное и качественное исполнение документов, а также их сохранность возлагается на руководителей структурных подразделений.

1.5. Правила работы с секретными документами регламентируются специальной инструкцией.

1.6. Правила работы с документами, содержащими служебную информацию ограниченного распространения, установлены постановлением Правительства Российской Федерации от 3 ноября 1994 г. № 1233 «Об утверждении Положения о порядке обращения со служебной информацией ограниченного распространения в федеральных органах исполнительной власти».

1.7. Порядок подготовки, заключения и применения государственных контрактов, договоров, соглашений, в которых одной из сторон выступает Федеральное дорожное агентство, и согласования проектов государственных контрактов государственных заказчиков регламентируется специальной инструкцией.

1.8. Порядок взаимодействия структурных подразделений Агентства, в том числе при подготовке и исполнении решений и поручений руководства Агентства, взаимодействия Агентства с Министерством транспорта Российской Федерации по исполнению поручений Министерства устанавливается Регламентом Федерального дорожного агентства.

1.9. Выполнение требований 'Инструкции является обязательным для всех сотрудников Агентства.

II. ДОКУМЕНТАЦИЯ АГЕНТСТВА

2.1. Деятельность Агентства обеспечивается системой взаимоувязанных управленческих документов, составляющих его документационную базу.

2.2. В соответствии с действующим законодательством Агентство в пределах своей компетенции издает индивидуальные правовые документы в виде приказов и распоряжений.

2.3. В состав управленческой документации кроме индивидуальных правовых документов входят протоколы, служебные письма и другие документы, обеспечивающие деятельность Агентства.

III. ТРЕБОВАНИЯ К ПОДГОТОВКЕ, ОФОРМЛЕНИЮ И ПРЕДСТАВЛЕНИЮ ПРОЕКТОВ ПРАВОВЫХ АКТОВ

3.1. Подготовка и оформление проектов актов Президента Российской Федерации

3.1.1. Подготовка и оформление проектов актов (указов и распоряжений) Президента Российской Федерации производятся Агентством в соответствии с порядком, устанавливаемым законодательством Российской Федерации.

3.1.2. Проекты актов Президента Российской Федерации вносятся с сопроводительным письмом за подписью Министра или лица, его замещающего, содержащим краткое изложение существа вопроса, обоснование необходимости принятия того или иного акта, сведения о том, на основании чего подготовлен проект, с кем он согласован. При необходимости к письму прилагаются справочные и аналитические материалы, связанные с подготовкой проекта.

3.1.3. Проекты актов Президента Российской Федерации в случае необходимости должны содержать пункт о возложении контроля за их выполнением.

3.1.4. Проекты актов Президента Российской Федерации и приложения к ним, подготавливаемые для последующего согласования, - визовые экземпляры - печатаются на стандартных листах бумаги формата А4 шрифтом размером № 14.

Верхнее поле документа должно составлять 2,0 см, левое поле - 2,75 см, правое - 2,25 см и нижнее - не менее 2 см.

При оформлении проекта акта на двух и более страницах верхнее поле второй и последующих страниц составляет не менее 2,5 см.

3.1.5. Проекты указов Президента Российской Федерации и распоряжений Президента Российской Федерации имеют следующие реквизиты: наименование вида акта (указ Президента Российской Федерации или распоряжение Президента Российской Федерации), заголовок, текст.

Заголовок печатается на расстоянии не менее 9 см от верхнего поля листа, пишется с прописной буквы, выделяется полужирным шрифтом. Точка в конце заголовка не ставится. Заголовок, состоящий из двух и более строк, печатается через 1 межстрочный интервал.

Начало и конец каждой строки заголовка центрируются относительно слов «Президент Российской Федерации». В отдельных распоряжениях Президента Российской Федерации заголовок может отсутствовать.

Текст отделяется от заголовка 2-3 межстрочными интервалами и печатается через 1,5 интервала.

Текст печатается от левой границы текстового поля и выравнивается по левой и правой границам текстового поля. Первая строка абзаца начинается на расстоянии 1,25 см от левой границы текстового поля.

Текстовая часть может подразделяться на констатирующую часть (преамбулу) и постановляющую часть (в распоряжении - распорядительную часть).

Преамбула в указах Президента Российской Федерации завершается словом постановляю, которое печатается вразрядку.

Пункты в тексте нумеруются арабскими цифрами с точкой и заголовков не имеют.

Пункты могут разделяться на подпункты, которые могут нумероваться арабскими цифрами или строчными буквами с закрывающей круглой скобкой.

Все изменения и дополнения, вносимые в ранее принятый указ (распоряжение), должны соответствовать структуре основного нормативного акта.

При наличии приложений к указу (распоряжению) Президента Российской Федерации в тексте на них обязательно делается ссылка.

Допускается печатать прописными буквами и выделять шрифтом другой насыщенности фамилии при подготовке проектов указов (распоряжений) Президента Российской Федерации по вопросам награждения государственными наградами, присвоения почетных, воинских и специальных званий Российской Федерации (в других случаях не рекомендуется).

Подпись отделяется от текста 3 межстрочными интервалами и состоит из слов «Президент Российской Федерации», инициала имени и фамилии Президента Российской Федерации.

Слова «Президент» и «Российской Федерации» печатаются в две строки через 1 межстрочный интервал. От границы левого поля печатаются слова «Российской Федерации», а слово «Президент» центрируется относительно этих слов. Инициалы имени и фамилия Президента Российской Федерации печатаются у правой границы текстового поля.

3.1.6. Приложения к проектам указов и распоряжений Президента Российской Федерации оформляются на отдельных листах бумаги.

В приложениях помещаются положения, регламенты, перечни, списки, графики, таблицы, образцы документов и др.

Приложения подписываются Министром или заместителем Министра, отвечающим за подготовку документа.

Если в тексте делается ссылка «согласно приложению», то на первой странице приложения в правом верхнем углу пишется слово ПРИЛОЖЕНИЕ, ниже дается ссылка на указ или распоряжение Президента Российской Федерации. При наличии нескольких приложений они нумеруются.

Например:

Каждое приложение заканчивается чертой, расположенной по центру текста на расстоянии примерно 3 межстрочных интервалов. Длина черты 2-3 см.

При наличии в тексте акта формулировки «Утвердить» (прилагаемое положение, состав комиссии, перечень мероприятий и т.д.) на самом приложении в правом верхнем углу располагается слово УТВЕРЖДЕНО или УТВЕРЖДЕН со ссылкой на нормативный акт, его дату, номер.

Например:

 

Слова УТВЕРЖДЕНО и УТВЕРЖДЕН согласуются в роде и числе с первым словом наименования приложения: положение - УТВЕРЖДЕНО, программа - УТВЕРЖДЕНА, мероприятия - УТВЕРЖДЕНЫ.

Заголовок к тексту приложения печатается центрированным способом. Наименование вида документа - приложения (первое слово заголовка приложения) - выделяется прописными буквами, полужирным шрифтом и может быть напечатано вразрядку (ПОЛОЖЕНИЕ, ПЕРЕЧЕНЬ, СПИСОК и т.д.). Межстрочный интервал между первой строкой заголовка и последующими строками может быть увеличен на 0,5 интервала.

Заголовок приложения отделяется от даты и номера акта 4 интервалами, от текста приложения - 2-3 межстрочными интервалами.

При наличии в тексте приложения нескольких разделов их заголовки печатаются центрированным способом (относительно границ текста). Точка в конце заголовка не ставится. Допускается выделять заголовки разделов полужирным шрифтом.

Текст приложения может быть оформлен в виде таблицы. Графы и строки таблицы должны иметь заголовки, выраженные именем существительным в именительном падеже. Подзаголовки граф и строк грамматически должны быть согласованы с заголовками.

Если таблицу печатают более чем на одной странице, заголовочная часть таблицы (наименование граф) повторяется на каждой странице.

Листы приложения нумеруются самостоятельно начиная со второго листа.

При наличии в тексте приложений ссылки на сноску оформляются звездочкой или цифрой. Текст сноски печатается через 1 межстрочный интервал в конце каждой страницы или после приложения в целом, под чертой. После символа сноски ее текст печатается с прописной буквы. В конце текста сноски ставится точка.

На одной странице не должно проставляться более трех сносок.

3.1.7. В положениях, программах, уставах и других подобных документах разделы и главы нумеруются, как правило, римскими цифрами, а пункты и подпункты - так же, как и в тексте указа (распоряжения) Президента Российской Федерации. В указанных документах их составные части (разделы, подразделы, пункты, подпункты) можно также нумеровать арабскими цифрами. Подразделы нумеруют в пределах раздела. Номер подраздела должен состоять из номера раздела и номера подраздела, разделенных точками (например, 1.2.2.1.).

3.1.8. Визы проставляются на оборотной стороне последнего листа проекта указа (распоряжения) в нижней части.

На приложениях к проектам указов (распоряжений) визы проставляются также на оборотной стороне последнего листа приложения.

3.2. Подготовка и оформление проектов актов Правительства Российской Федерации

3.2.1. Подготовка и оформление проектов актов (постановлений и распоряжений) Правительства Российской Федерации производится в соответствии с порядком, устанавливаемым действующим законодательством Российской Федерации.

3.2.2. Проект акта Правительства Российской Федерации по организации исполнения федерального закона или акта Президента Российской Федерации должен содержать ссылку на соответствующий федеральный закон или акт Президента Российской Федерации.

Если в тексте проекта акта Правительства Российской Федерации упоминаются ранее принятые акты Президента Российской Федерации или Правительства Российской Федерации, то делается ссылка на соответствующий официальный источник их опубликования, например: (Собрание законодательства Российской Федераций, 2004, № 7, ст. 719).

3.2.3. Проекты постановлений Правительства Российской Федерации должны иметь заголовок, в краткой форме отражающий их содержание. Проекты распоряжений заголовка, как правило, не имеют.

В проектах постановлений Правительства Российской Федерации употребляются полные официальные наименования органов и организаций, в проектах распоряжений - их официальные сокращенные наименования.

3.2.4. Руководители структурных подразделений Агентства обеспечивают качество и своевременность подготовки документов, представляемых в Правительство Российской Федерации, а также правильное оформление и наличие всех необходимых согласований как с заинтересованными органами и организациями, так и с руководителями подразделений Агентства.

Если в ходе проработки или согласования проекта акта Правительства Российской Федерации в него вносятся существенные изменения, то он подлежит повторному визированию.

3.2.5. Поступившие на согласование в Агентство проекты актов Правительства Российской Федерации в установленном порядке рассматриваются и визируются в срок, указанный головным исполнителем. Если срок не установлен или проект вносится в порядке инициативы, поступившие проекты актов рассматриваются и согласовываются (или визируются с замечаниями) не более чем в 10-дневный срок.

3.2.6. Проект акта Правительства Российской Федерации печатается на стандартных листах бумаги формата А4 шрифтом размером № 14. Проект акта имеет следующие реквизиты:

Наименование вида акта - постановление Правительства Российской Федерации или распоряжение Правительства Российской Федерации

Заголовок - порядок оформления заголовка аналогичен оформлению этого реквизита в проектах указов (распоряжений) Президента Российской Федерации.

Текст отделяется от заголовка 2-3 межстрочными интервалами и печатается шрифтом размером № 14 через 1,5 интервала.

Текст может подразделяться на констатирующую часть (преамбулу) и постановляющую часть (в распоряжениях - распорядительную).

Преамбула в проектах постановлений Правительства Российской Федерации завершается словами «Правительство Российской Федерации постановляет», последнее слово печатается полужирным шрифтом вразрядку.

Преамбула может отсутствовать, если предписываемые действия не нуждаются в разъяснении.

Постановляющая (распорядительная) часть проектов постановлений (распоряжений) Правительства Российской Федерации, как правило, подразделяется на пункты.

Пункты нумеруются арабскими цифрами с точкой и заголовков не имеют.

При наличии приложений к постановлению (распоряжению) Правительства Российской Федерации в тексте на них обязательно делается ссылка.

Подпись отделяется от текста 3 межстрочными интервалами и состоит из слов «Председатель Правительства Российской Федерации», инициала имени и фамилии Председателя Правительства Российской Федерации.

Приложения к проектам актов (постановлений и распоряжений) Правительства Российской Федерации печатаются на отдельных листах бумаги.

Порядок оформления приложений к проекту постановления (распоряжения) Правительства Российской Федерации аналогичен оформлению приложений к проектам указов (распоряжений) Президента Российской Федерации.

Визы оформляются аналогично оформлению этого реквизита в проектах указов (распоряжений) Президента Российской Федерации.

3.2.7. Справка к проекту постановления (распоряжения) оформляется на стандартных листах бумаги формата А4 и имеет следующие реквизиты:

Заголовок печатается строчными буквами через 1 интервал, выделяется полужирным шрифтом и выравнивается по центру. Точка в конце заголовка не ставится.

В заголовке указывается полное название проекта постановления (распоряжения), к которому подготовлена справка.

Текст отделяется от заголовка 3 межстрочными интервалами. Печатается шрифтом размером № 14 через 1,5 интервала.

В тексте кратко излагаются мотивы внесения проекта, обоснование и суть проекта, наличие разногласий, результаты проработки и экспертизы.

Подпись отделяется от текста 3 межстрочными интервалами.

Подпись включает наименование должности лиц, подписывающих справку, их личные подписи и расшифровку подписей (инициалы и фамилия).

Подписи располагаются одна под другой в соответствии с занимаемыми должностями.

Расшифровка подписи располагается на уровне последней строки наименования должности без пробела между инициалами и фамилией. Последняя буква в расшифровке подписи ограничивается правым полем.

Подписи помещаются через 1,5 межстрочных интервала.

IV. ОСОБЕННОСТИ ПОДГОТОВКИ И ОФОРМЛЕНИЯ ОТДЕЛЬНЫХ ВИДОВ ДОКУМЕНТОВ

4.1. Приказ, распоряжение

4.1.1. Приказы и распоряжения Агентства издаются по вопросам организационной деятельности Агентства, в том числе кадровым и другим вопросам работы Агентства, а также по иным вопросам в случаях, установленных актами Президента Российской Федерации и Правительства Российской Федерации.

Проекты приказов, распоряжений готовят и вносят структурные подразделения (далее - подразделения) на основании поручений руководителя Агентства и его заместителей либо в инициативном порядке в пределах компетенции Агентства.

Проекты приказов по кадровым вопросам готовит Управление кадров и организационного развития на основании соответствующих представлений руководителей подразделений.

4.1.2. Приказы и распоряжения Агентства подписывает только руководитель Агентства или уполномоченный заместитель.

Кадровые приказы о назначении, перемещении, увольнении, поощрении, премировании, награждении и наказании работников подписываются руководством Агентства в соответствии с установленным порядком.

4.1.3. Руководители управлений, которым поручена подготовка приказов и распоряжений, обеспечивают качество их подготовки и оформления, согласование с заинтересованными подразделениями и организациями, заместителями руководителя Агентства, Управлением имущества и правового обеспечения.

Если в процессе согласования в проект приказа вносятся изменения принципиального характера, то он подлежит повторному согласованию.

4.1.4. Подготовленные приказы, распоряжения должны соответствовать:

законодательству Российской Федерации;

нормативным актам министерств (ведомств) Российской Федерации;

ранее принятым актам Агентства, если документ не предусматривает их отмену или изменение.

Если подготовленный приказ (распоряжение) влечет за собой внесение изменений или дополнений в уже действующие приказы (распоряжения) по Агентству либо их отмену, то эти изменения и дополнения включаются в текст приказа (распоряжения).

4.1.5. Текст приказа, как правило, состоит из констатирующей и постановляющей частей (распоряжение может констатирующей части не иметь).

В констатирующей части указываются фактические обстоятельства, послужившие основанием для подготовки приказа.

Констатирующая часть в проектах приказов завершается словом «приказываю», в распоряжениях, как правило, - «обязываю», «предлагаю» и т.д., которое печатается вразрядку.

Постановляющая (распорядительная) часть должна содержать перечисление предписываемых действий с указанием исполнителя каждого действия и сроков исполнения.

Постановляющая часть подразделяется на пункты, которые нумеруются арабскими цифрами с точкой и заголовков не имеют.

В качестве исполнителей поручений приказа (распоряжения) указываются структурные подразделения Агентства или конкретные должностные лица. Последний пункт постановляющей части может содержать сведения о подразделении или должностном лице, на которое возлагается контроль за исполнением приказа.

В приказах употребляются только официальные наименования организаций, полные наименования подразделений центрального аппарата, при этом в приложениях к приказам, а также к распоряжениям могут использоваться их сокращенные наименования.

4.1.6. Приказ (распоряжение) имеет следующие реквизиты: полное наименование Агентства;

полное наименование вида документа - приказ (распоряжение);

дата и номер - печатаются централизованным способом;

заголовок, в краткой форме отражающий содержание документа;

наименование должностного лица, подписавшего документ, личная подпись и расшифровка подписи (инициалы, фамилия).

Фамилия, инициалы исполнителя и номер его служебного телефона указываются в левом нижнем углу лицевой стороны последнего листа документа шрифтом размером № 10.

4.1.7. При наличии в приказах и распоряжениях приложений ссылки на них даются в тексте. При этом на первом листе приложения в правом верхнем углу пишется слово ПРИЛОЖЕНИЕ, ниже дается ссылка на приказ или распоряжение. При наличии нескольких приложений они нумеруются.

При наличии в приказах в качестве приложений утверждаемых документов, на которые дается ссылка в тексте приказа, на первом листе утверждаемого документа в правом верхнем углу пишется:

4.1.8. Приказы и распоряжения печатаются на бланках установленной формы шрифтом размером № 14.

Приказы и распоряжения, подготовленные совместно с другими федеральными органами исполнительной власти, оформляются на стандартных листах бумаги формата А4 без бланка с указанием названия Агентства и других органов, располагающихся в верхней части первого листа документа на одном уровне. Подписи руководителей располагаются на одном уровне.

4.1.9. Проекты приказов и распоряжений Агентства, подготовленные на подпись руководителю Агентства, лицу, исполняющему его обязанности, визируются в следующем порядке:

исполнителем, подготовившим проект документа, на каждом листе;

руководителем подразделения-исполнителя, подготовившего проект документа, на каждом листе;

руководителями подразделений, которым в проекте предусматриваются задания и поручения, на листе согласования;

руководителями подведомственных организаций, когда акт Агентства возлагает на них права и обязанности, на листе согласования;

структурным подразделением Агентства, ответственным за правовое обеспечение, определяющим соответствие подготовленных проектов приказов и распоряжений действующему законодательству, проверяющим наличие согласования их с заинтересованными структурными подразделениями, на листе согласования;

заместителем руководителя Агентства, курирующим работу структурного подразделения-исполнителя, на листе согласования.

Приложения к приказам и распоряжениям визируются руководителем подразделения-исполнителя. При возникновении в процессе согласования у лица, визирующего приказ (распоряжение), особого мнения об этом делается пометка при визировании. Особое мнение, как правило, излагается отдельно и прилагается к документу.

Штамп редактора проставляется на обороте последнего листа проекта приказа (распоряжения).

4.1.10. Если в ходе проработки или согласования приказа (распоряжения) в него вносятся существенные изменения, то он подлежит визированию повторно.

Повторного визирования не требуется, если при доработке в приказ внесены уточнения, не меняющие его существа.

4.1.11. Проекты приказов и распоряжений, оформленные в соответствии с пунктом 4.1.9., представляются на визирование в Управление имущества и правового обеспечения со всеми документами, необходимыми для их полного и всестороннего рассмотрения.

4.1.12. Срок рассмотрения в структурных подразделениях направленных на согласование проектов приказов (распоряжений) не должен превышать семи рабочих дней.

4.1.13. Управление имущества и правового обеспечения осуществляет в срок до 7 дней правовую экспертизу проекта на предмет его соответствия законодательству, требованиям юридической техники.

Срок рассмотрения проекта может быть продлен до 10 дней (в случае необходимости дополнительной юридической экспертизы, анализа и изучения дополнительных материалов, относящихся к проекту, проведения комплексной экспертизы с привлечением сторонних организаций), в том числе, если объем проекта составляет 10 и более листов.

4.1.14. По результатам экспертизы в случае обнаружения недостатков Управление имущества и правового обеспечения дает заключение с предложениями по их устранению.

Если в результате правовой экспертизы в проекте не выявлено противоречий действующему законодательству, руководитель Управления имущества и правового обеспечения визирует проект приказа (распоряжения).

4.1.15. После подписания приказ (распоряжение) передаются на регистрацию в Управление делами вместе с указателем рассылки, подписанным руководителем подразделения, подготовившего приказ.

Внесение изменений в подписанный приказ (распоряжение) не допускается.

4.1.16. Подлинники приказов (распоряжений) хранятся в Управлении делами до передачи на хранение в архив в установленном порядке.

4.1.17. Приказы по личному составу имеют самостоятельную нумерацию и формируются и хранятся в Управлении кадров и организационного развития.

4.2. Положения, правила, инструкции

4.2.1. Положение издается в том случае, если в нем устанавливаются системно связанные между собой правила по вопросам, отнесенным к компетенции Агентства.

В правилах устанавливаются нормы и требования, обязательные для исполнения.

В инструкциях излагается порядок осуществления какой-либо деятельности или порядок применения положений законодательных и иных нормативных актов.

Положения, правила, инструкции, как правило, утверждаются приказами руководителя Агентства.

4.2.2. Порядок подготовки правил, положений, инструкций соответствует общему порядку подготовки проектов нормативных актов.

4.3. Протокол

4.3.1. По указанию руководителя (заместителя руководителя) Агентства решения, принятые на совещаниях, оформляются протоколом. Протокол совещания оформляется и представляется руководителю (заместителю руководителя) в суточный срок (если им не установлен иной срок подготовки документа) после окончания совещания.

4.3.2. Текст протокола, как правило, состоит из двух частей: вводной и основной.

В вводной части оформляются следующие реквизиты:

председательствующий;

секретарь;

присутствовали – список присутствовавших или отсылка к прилагаемому списку присутствовавших;

повестка дня;

докладчики по каждому пункту повестки дня.

Основная часть протокола состоит из разделов, соответствующих пунктам повестки дня.

Текст каждого раздела строится по схеме:

СЛУШАЛИ-ВЫСТУПИЛИ-ПОСТАНОВИЛИ (РЕШИЛИ).

Допускается форма составления протокола, при которой фиксируются только принятые решения по соответствующим вопросам.

4.3.3. Протокол подписывается председательствующим на заседании и секретарем. Датой протокола является дата проведения заседания.

4.3.4. При регистрации протоколу присваивается цифровой порядковый номер, проставляемый флаговым методом (в хронологическом порядке).

Протоколы разделяются на группы (протокол оперативного совещания, протокол заседания рабочей группы и т.п.). Каждая группа начинается с протокола №1.

4.3.5. Протокол направляется заместителям руководителя Агентства, руководителям структурных подразделений и подведомственных организаций Агентства, присутствовавшим на совещании.

В случае проведения межведомственного совещания протоколы направляются руководителям соответствующих федеральных органов исполнительной власти и организаций.

4.3.6. Контроль исполнения поручений, содержащихся в протоколе, осуществляется структурным подразделением, ответственным за оформление и рассылку протокола.

Контроль за выполнением поручений, содержащихся в протоколах оперативных совещаний, проводимых руководителем (заместителем руководителя) Агентства, осуществляется Управлением делами.

4.4. Служебные письма

4.4.1. Управленческие документы по наименованию, содержанию и форме должны соответствовать унифицированным системам документации.

4.4.2. Исполнители, подготавливающие документы, и должностные лица, их подписывающие, несут ответственность за содержание и правильность оформления документов.

4.4.3. При подготовке и оформлении документов необходимо соблюдать правила, обеспечивающие действительность документов, оперативное и качественное их исполнение.

4.4.4. Служебные письма оформляются на номерных бланках установленного образца, изготовленных в типографии, и должны иметь комплекс реквизитов и стабильный порядок их расположения.

Изготовление бланков писем с изображением государственного герба Российской Федерации на принтерах персональных компьютеров не разрешается.

Документы, создаваемые от имени двух и более организаций, оформляются без бланка.

Служебная переписка между управлениями оформляется не на бланках.

4.4.5. Документ имеет действительность при наличии реквизитов, обязательных для данного вида документа: наименование организации-автора, название вида документа, заголовок к тексту, дату, регистрационный номер, адрес получателя, текст, визы, подпись, данные исполнителя, при необходимости - печать.

Визы оформляются на втором экземпляре, который направляется в дело.

В служебном письме-ответе указываются номер и дата документа, на который дается ответ.

Если дается ответ на поручение вышестоящего органа, то в заголовке ответа указываются также наименование документа, содержащего поручение, и наименование органа, давшего поручение, например: поручение Правительства Российской Федерации от 12.04.2005 г. № МФ-П10-12057.

На лицевой стороне последнего листа служебного письма в левом нижнем углу указываются фамилия исполнителя и номер его служебного телефона.

4.4.6. Служебные письма адресуются организации, структурному подразделению организации, должностному лицу, физическому лицу.

Полный почтовый адрес (при необходимости) печатается исполнителем в правом верхнем углу документа после наименования организации.

Адрес не проставляется на письмах, направляемых в Администрацию Президента Российской Федерации, Правительство Российской Федерации, федеральные органы исполнительной власти.

При направлении документов в организации наименование организации пишется в именительном падеже, например:

При направлении документа в структурное подразделение организации наименование подразделения также пишется в именительном падеже, например:

Документ адресуется должностному лицу (руководителю организации), когда предполагается, что именно это должностное лицо будет рассматривать и принимать решение по вопросам, поставленным в письме. При этом наименование организации входит в наименование должности адресата. Наименование должности и адресата пишутся в дательном падеже. Например:

При направлении письма конкретному должностному лицу наименование организации указывается в именительном падеже, наименование должности и фамилия - в дательном, при этом наименование структурного подразделения входит в состав наименования должности, например:

4.4.7. Заголовок составляется исполнителем к любому исходящему письму формата А4.

Заголовок не проставляется на телеграммах, телефонограммах и служебных письмах, текст которых не превышает 8-10 печатных строк.

4.4.8. Текст письма излагается от третьего лица единственного числа. Если письмо оформлено на бланке должностного лица, то его текст может излагаться от первого лица единственного числа.

Текст письма состоит, как правило, из двух частей. В первой части излагается причина, основание или обоснование составления письма, приводятся ссылки на документы, являющиеся основанием подготовки письма. Во второй части помещаются выводы, предложения, просьбы, решения и т.д.

В служебном письме, имеющем приложения, делается отметка, которая включает в себя сведения о количестве листов приложения (одного экземпляра) и количестве прилагаемых экземпляров, например:

Приложение: на 3 л. в 4 экз.

Если в тексте приложения не названы, то их наименования необходимо перечислить после текста с указанием количества листов и количества экземпляров, например:

Приложение: план мероприятий на 9 л. в 1 экз.

Если приложения направляются не во все, указанные в письме адреса, отметка о наличии приложений имеет следующее оформление:

Приложение: на 3 л. в 2 экз. в первый адрес.

Если приложения сброшюрованы, то количество листов не указывается.

4.4.9. Служебные письма, подготовленные на подпись руководству Агентства, должны быть завизированы исполнителем, руководителем подразделения, руководителями заинтересованных структурных подразделений, курирующими заместителями руководителя Агентства.

Согласование служебного письма осуществляется в форме визирования. Виза включает в себя личную подпись визирующего, расшифровку подписи и дату. Визы проставляются на вторых экземплярах, остающихся в Агентстве, на последнем листе ниже реквизита «Подпись».

4.4.10. Служебные письма, адресованные Президенту Российской Федерации и в Правительство Российской Федерации, подлежат визированию в Управлении имущества и правового обеспечения.

Служебные письма, подготовленные в ответ на запрос члена Совета Федерации, депутатов Государственной Думы Федерального Собрания, также в обязательном порядке визируются в Управлении имущества и правового обеспечения.

Указанные письма представляются в Управление имущества и правового обеспечения с приложением всех документов, необходимых для их полного и всестороннего рассмотрения.

Служебные письма, направленные на согласование в Управление имущества и правового обеспечения с нарушением установленного порядка, возвращаются исполнителю.

4.4.11. Служебные письма подписываются должностными лицами в соответствии с предоставленными им полномочиями.

Если служебное письмо направляется не более, чем в 4 адреса, то подписывается каждый экземпляр.

Если количество адресатов письма более 4, то составляется указатель рассылки и на каждом экземпляре письма, как правило, указывается только один адресат.

При направлении служебных писем в Правительство Российской Федерации, Администрацию Президента Российской Федерации не допускается одновременное их адресование другим организациям. В случае такой необходимости в адрес организации готовится самостоятельное письмо, а в тексте письма, адресованного указанному органу, докладывается о направлении аналогичного документа другому адресату.

Оригинал (на бланке) и копии проекта документа, представляемого на подпись, должны быть идентичными по содержанию и формату (размеры полей, шрифтов, межстрочных интервалов и т.д.). Расхождения в указанных параметрах оригинала и копии проекта документа не допускаются.

Запрещается вносить исправления и изменения в подписанный документ без разрешения лица, его подписавшего.

4.4.12. Регистрация исходящих служебных писем, за исключением служебной переписки между управлениями, осуществляется централизованно в Управлении делами.

Каждому отправляемому документу присваивается исходящий номер, который состоит из индекса подразделения, номера по номенклатуре дел, порядкового регистрационного номера.

Служебные письма печатаются в 3 экземплярах:

первый экземпляр, отпечатанный на бланке, отправляется адресату;

второй визовой экземпляр остается в Управлении;

третий экземпляр возвращается исполнителю.

Неправильно оформленные документы подлежат возврату исполнителю.

Управление делами производит отправку корреспонденции согласно реестру рассылки документов.

Ответственность за своевременную и качественную подготовку служебных писем, в том числе за их содержание, согласование, аккуратность, грамотность, соблюдение требований по оформлению возлагается на начальников управлений, а персональная ответственность - на непосредственных исполнителей.

4.5. Телеграммы и телефаксы

4.5.1. Телеграммы и телефаксы оформляются на бумаге формата А4 по установленной форме или на бланке для правительственных телеграмм.

Телеграмма и телефакс должны иметь следующие обязательные реквизиты: наименование, отметку о категории

(срочная, правительственная), адресат, текст, исходящий номер и дату, подпись.

Текст телеграммы печатается через 2 интервала, прописным шрифтом, без абзацев, исправлений, переноса слов, союзов и предлогов, если при этом не искажается содержание.

Текст телеграммы должен быть кратким и точным.

Подпись в телеграмме оформляется отдельной строкой. В подписи указываются должность и фамилия лица, подписавшего телеграмму (инициалы не указываются).

4.5.2. Под чертой, отделяющей текст телеграммы, указываются адрес отправителя, должность и фамилия лица, подписавшего телеграмму, исходящий номер и дата, фамилия и телефон исполнителя.

4.5.3. Порядок визирования, подписания и регистрации телеграмм аналогичен порядку, установленному для служебных писем.

4.5.4. Если телеграмма содержит не более 4 адресатов, то подписывается каждый экземпляр. При направлении телеграммы более чем в 4 адреса исполнитель прилагает к подписанной телеграмме необходимое количество копий с указанием на каждой из них телеграфного адреса получателя.

4.5.5. Документы, требующие срочного исполнения, передаются адресату с помощью факсимильной связи.

Поступающие на имя руководителя агентства и его структурных подразделений через факсимильную связь служебные письма и другие документы (телефаксы) приравниваются к аналогичным официальным документам.

Порядок обработки, распределения и прохождения поступающих в Агентство телефаксов аналогичен порядку, установленному для правительственных и неправительственных документов с отметками, характеризующими степень срочности их исполнения или доставки.

Поступивший вслед за телефаксом оригинал документа направляется в подразделение-исполнитель в соответствии с резолюцией руководства агентства к поступившему ранее телефаксу.

4.5.6. Порядок оформления служебных писем, отправляемых подразделениями Агентства через факсимильную связь, и хранения их копий аналогичен порядку, установленному для служебных писем.

Оригинал отправленного телефаксом документа может отправляться адресату с пометкой «факс с досылкой» или в дело с пометкой «когда и кем отправлен факс».

4.6. Общие правила оформления документов

Бланки документов

4.6.1. Документы Агентства должны, как правило, оформляться на бланках и иметь установленный комплекс обязательных реквизитов и порядок их расположения.

Бланки документов изготавливаются на стандартных листах бумаги формата А4, А5.

Индивидуальные правовые акты, распорядительные документы и письма Агентства оформляются на бланках в соответствии с ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированная система документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов».

Переписка между управлениями Агентства ведется без бланков.

4.6.2. В Агентстве применяются следующие бланки:

бланк с указанием наименования Агентства;

бланк руководителя Агентства;

бланк приказа;

бланк распоряжения;

бланк протокола.

4.6.3. Бланки документов должны использоваться строго по назначению и без соответствующего разрешения не могут передаваться другим организациям.

4.6.4. Учет, выдачу и хранение бланков осуществляет Управление делами.

4.7. Оформление реквизитов в процессе подготовки документов

4.7.1. Заголовок к тексту документа.

Заголовок к тексту документа должен быть кратким, точно передавать смысл текста и отвечать на вопрос «о чём?» - «О выделении», «Об изменении» и т.д.

К тексту документов, оформленных на бланках формата А5, заголовок не составляется.

4.7.2. Дата документа.

Датой документа является дата его подписания и регистрации (распорядительные документы, письма) или события, зафиксированного в документе (протокол, акт); для утверждаемого документа (план, инструкция, положение, отчёт) - дата утверждения.

Документы, изданные двумя или более организациями, должны иметь одну (единую) дату.

Способ написания даты зависит от характера документа: в нормативных документах, а также документах, содержащих сведения финансового характера, используется словесно-цифровой способ оформления даты (29 апреля 2005 г.), а в остальных случаях - цифровой в следующей последовательности: день, месяц, год (29.04.2005). Использованный способ написания дат должен быть единым для всего документа.

4.7.3. Подпись документа

В состав подписи входят: наименование должности лица, подписавшего документ (при использовании должностного бланка наименование должности не указывается), личная подпись и её расшифровка (инициалы и фамилия).

Если должностное лицо, подпись которого заготовлена на проекте документа, отсутствует, то документ подписывает лицо, исполняющее его обязанности, или его заместитель. При этом обязательно указываются фактическая должность лица, подписавшего документ, и его фамилия (исправления можно внести от руки или машинописным способом, например: «и.о.», «зам.»). Не допускается подписывать документ с предлогом «за» или проставлением косой черты перед наименованием должности.

При подписании документа несколькими должностными лицами их подписи располагают одну под другой в последовательности, соответствующей занимаемой должности.

При подписании документа несколькими лицами, равными по должности, но представляющими разные органы, подписи располагаются на одном: уровне.

4.7.4. Адресование документа.

Документы адресуют организациям, их структурным подразделениям или конкретным лицам.

При адресовании документа физическому лицу указывают инициалы и фамилию получателя, затем почтовый адрес.

Например:

4.7.5. Согласование документа.

Согласование документа оформляется визой на документе или грифом согласования.

Визы включают в себя должность визирующего документ, личную подпись, расшифровку подписи (инициалы, фамилия) и дату.

Визы проставляются в нижней части оборотной стороны последнего листа подлинника распорядительного правового акта. На проекте законодательного акта, на внутреннем документе и на копии отправляемого документа визы проставляются на лицевой стороне документа.

Замечания, особые мнения и дополнения к проекту документа оформляются на отдельном листе. В этом случае виза оформляется следующим образом:

Замечания прилагаются.

Замечания докладываются руководителю, подписывающему документ.

Согласование проекта документа проводится с органами управления и организациями, интересы которых в нём затрагиваются, - внешнее согласование.

Внешнее согласование документа оформляется соответствующим грифом. Гриф согласования включает в себя слово СОГЛАСОВАНО, наименование должности лица, с которым согласовывается документ (включая наименование организации), личную подпись, расшифровку подписи и дату согласования или название документа, подтверждающего согласование, его дату и индекс.

Например:

СОГЛАСОВАНО

 

Заместитель Министра транспорта

Российской Федерации

 

_______________                             __________________

(личная подпись)                             (инициалы, фамилия)

30.09.2005

 

СОГЛАСОВАНО

 

Письмо Росархива

от 30.09.2005 № 01-15/155-К

 

Гриф согласования располагается ниже реквизита «Подпись» в левом нижнем углу документа.

Грифы согласования могут располагаться на отдельном «Листе согласования», если содержание документа затрагивает интересы нескольких организаций. На документе делается отметка «Лист согласования прилагается».

Согласование документа в зависимости от его содержания осуществляется в следующей последовательности:

с должностными лицами Агентства;

с руководителями подведомственных организаций, интересы которых затрагиваются в документе;

с федеральными органами государственной власти, интересы которых затрагивает содержание документа;

при необходимости с органами, осуществляющими государственный надведомственный контроль (надзор) в определённой области (экологический, пожарный и т.п.), с общественными организациями;

с вышестоящими органами - в случаях, когда законодательством предусматривается возможность совершения управленческих действий только с согласия этих органов.

4.7.6. Утверждение документа

На документах, подлежащих утверждению, гриф утверждения проставляется в правом верхнем углу первого листа документа. Гриф утверждения оформляется следующим образом:

 

УТВЕРЖДАЮ

 

Руководитель Федерального

дорожного агентства

 

_______________            __________________

(личная подпись)            (инициалы, фамилия)

16.10.2005

 

При необходимости дополнительных предписаний и разъяснений документ может утверждаться приказом Росавтодора.

Например:

 

УТВЕРЖДЕНО

 

Приказом Росавтодора

от 16 октября 2005 г. № 150

 

4.7.7. Резолюции.

В состав резолюции входят следующие элементы: фамилия исполнителя (исполнителей), содержание поручения, срок исполнения, подпись, дата.

В случаях, когда поручение даётся двум или нескольким лицам, равным по должности, основным исполнителем является лицо, указанное в поручении первым. Ему представляются право созыва соисполнителей и координация их работ.

Основной исполнитель и соисполнитель вправе давать поручения в виде резолюции лицам, непосредственно им подчинённым.

На документах, не требующих указаний по исполнению и имеющих типовые сроки исполнения, в резолюции указываются исполнитель, подпись автора резолюции, дата.

Резолюция может оформляться на отдельном листе с указанием регистрационного номера и даты документа, к которому она относится.

Все служебные отметки в документе, связанные с его прохождением и исполнением, должны подписываться и датироваться.

4.7.8. Отметка об исполнителе.

Отметка об исполнителе документа проставляется в левом нижнем углу лицевой стороны последнего листа подлинника документа.

Отметка должна содержать фамилию и инициалы имени и отчества исполнителя, номер его телефона, например:

Максимова Н.С.

928-88-14

На документе, подготовленном по поручению руководителя группой исполнителей, в отметке об исполнителе указывается фамилия основного исполнителя.

4.7.9. Отметка об исполнении документа и направлении его в дело включает: краткие сведения об исполнении, если отсутствует документ, свидетельствующий об исполнении, или при наличии такого документа ссылку на его дату и номер; отметку «В дело», номер дела, в котором будет храниться документ; дату, подпись исполнителя или руководителя структурного подразделения, в котором исполнен документ.

4.7.10. Оформление приложений к документу Приложения должны иметь все необходимые для документа реквизиты (название, заголовок, подписи лиц, ответственных за их содержание, дату и т.п.). Приложения согласовываются всеми лицами, согласующими основной документ.

Отметку о наличии приложения, названного в тексте, оформляют следующим образом:

Приложение на 8 л. в 3 экз.

Если приложения не названы в тексте, то их наименования перечисляются с указанием количества листов в каждом приложении и числа их экземпляров, например:

Приложение: 1. Справка о ... на 3 л. в 2 экз.

2. Проект ...…..на 8 л. в 3 экз.

Если приложения сброшюрованы, количество листов в них не указывается.

V. ПРИЕМ, ОБРАБОТКА, РЕГИСТРАЦИЯ И РАСПРЕДЕЛЕНИЕ ПОСТУПАЮЩЕЙ КОРРЕСПОНДЕНЦИИ

5.1. Приём, первоначальная обработка, регистрация и распределение поступающей в Агентство корреспонденции производятся в централизованном порядке экспедицией.

В процессе первоначальной обработки поступающей корреспонденции проверяются правильность доставки и целостность вложений.

Ошибочно присланные, неправильно оформленные документы возвращаются отправителю.

Все конверты (бандероли), за исключением имеющих пометку «лично», вскрываются. При обнаружении повреждения, при отсутствии документов или приложений к ним составляется акт в 3-х экземплярах: первый остается в Управлении делами, второй приобщается к поступившему материалу, а третий направляется отправителю документа.

Корреспонденция с пометкой «лично» передается адресату без вскрытия.

Конверты, как правило, уничтожаются, кроме случаев, когда только по ним можно установить обратный адрес отправителя или время отправки и получения документов.

Корреспонденцию, поступившую в рабочие дни после 18 часов, а также в выходные и праздничные дни, принимает оперативный дежурный Агентства и, не вскрывая, передает в канцелярию в 9 часов следующего рабочего дня.

О корреспонденции с пометками «Весьма срочно» и «Срочно», доставленной фельдсвязью из Администрации Президента Российской Федерации и из Аппарата Правительства Российской Федерации, оперативный дежурный незамедлительно сообщает руководителю Агентства и, если от него не поступило иных указаний, передает эти документы в канцелярию в 9 часов следующего рабочего дня.

5.2. Все поступившие документы учитываются и распределяются на регистрируемые в системе «Делопроизводство» и нерегистрируемые.

Входящая корреспонденция регистрируется в день поступления, а при поступлении в нерабочее время, в выходные и праздничные дни - в первый следующий за ними рабочий день.

Документы с пометками «Весьма срочно» и «Срочно» регистрируются вне очереди.

5.3. Основным принципом регистрации документов является однократность. Каждый документ регистрируется в канцелярии только один раз. При этом корреспонденция, адресованная руководителю Агентства или Федеральному дорожному агентству (обезличенно), поступившая в секретариаты руководителя Агентства и его заместителей либо в подразделения Агентства, минуя Управление делами, должна быть незамедлительно передана в канцелярию для регистрации и ввода информации о ней в базу данных системы «Делопроизводство» для дальнейшего рассмотрения в установленном порядке.

Регистрация документов производится на автоматизированных рабочих местах непосредственно с документа, с заполнением всех реквизитов электронной карточки базы данных системы «Делопроизводство».

На зарегистрированных документах в нижней левой части лицевой стороны последнего листа основного документа проставляется регистрационный штамп установленного образца и вносится дата регистрации и входящий номер.

Корреспонденция на иностранных языках после регистрации передается на доклад руководителю или передается в службу, отвечающую за вопросы международного сотрудничества для перевода, после чего возвращается в Управление делами для распределения и направления по назначению в установленном порядке.

5.4. Зарегистрированная корреспонденция распределяется Управлением делами на документы для доклада руководителю Агентства и на документы, направляемые для доклада и исполнения непосредственно заместителям руководителя Агентства в соответствии с утвержденным распределением обязанностей между ними, а также с учетом вопросов, отнесенных к сферам ведения курируемых ими подразделений.

Управление делами подготавливает проекты резолюций и поручений к предназначенным для рассмотрения руководителем Агентства документам и докладывает поступившую корреспонденцию в установленное время.

При этом документы с пометками «Весьма срочно» и «Срочно» докладываются незамедлительно, остальная корреспонденция - в день ее поступления.

5.5. Руководитель Агентства рассматривает документы, поступающие из Аппарата Правительства, документы с поручениями Министра транспорта и его заместителей, а также обращения депутатов Госдумы и Совета Федерации Федерального Собрания Российской Федерации, обращения руководителей федеральных органов исполнительной власти, первых руководителей исполнительной власти субъектов Российской Федерации.

5.6. На рассмотрение заместителю руководителя Управлением делами направляются документы, адресованные ему, и документы, подготовка решений по которым входит в компетенцию данного заместителя или как куратору подразделения, в чью функцию входит подготовка проекта решения (предложений) по данному вопросу.

5.7. Все поручения из подписанных руководителем Агентства резолюций по рассмотренным и возвращенным им с доклада документам вводятся в канцелярии в базу данных системы «Делопроизводство» с заполнением необходимых полей электронной карточки, после чего вся корреспонденция в обязательном порядке передается для оперативной обработки в инспекции Управления делами.

5.8. Учет поступивших копий федеральных законов, актов Президента Российской Федерации и решений Правительства Российской Федерации и ознакомление с этими документами сотрудников, указанных в резолюции руководителя Агентства, производится канцелярией. При этом документы формируются и направляются для ознакомления в специальных папках с пометкой «Ознакомление».

Срок для работы с этими документами составляет один день, после чего папка с пометкой «Ознакомление» должна быть возвращена в канцелярию.

5.9. Документы в соответствии с резолюциями передаются для исполнения заместителям руководителя Агентства и в подразделения только через канцелярию. При этом оригиналы документов направляются ответственным исполнителям, а копии соисполнителям. Все оригиналы документов передаются строго под роспись секретарям заместителей руководителя Агентства и ответственным за делопроизводство в подразделениях, а имеющие пометки «Весьма срочно» и «Срочно» - с указанием также даты и времени их получения.

Ошибочно поступившая в секретариат или подразделение корреспонденция с соответствующей пометкой незамедлительно возвращается в канцелярию.

Документы, рассмотренные заместителями руководителя Агентства и руководителями подразделений, обрабатываются секретариатами и ответственными за делопроизводство в подразделениях, при этом в базу данных системы «Делопроизводство» вносятся дополнительные резолюции и поручения, делаются отметки о движении и ходе исполнения документа. Документы передаются исполнителям под роспись в журналах установленного образца.

Все сотрудники, организующие и ведущие делопроизводство в секретариатах и подразделениях, несут персональную ответственность за соответствие и правильность информации, вводимой ими в базу данных системы «Делопроизводство».

Письменные обращения граждан централизованно учитываются в Управлении делами, которое осуществляет также контроль за их своевременным рассмотрением.

Данные о зарегистрированных документах хранятся в базе данных системы «Делопроизводство» постоянно.

VI. ОРГАНИЗАЦИЯ РАБОТЫ С ДОКУМЕНТАМИ В ПОДРАЗДЕЛЕНИЯХ

6.1. Прием и учет поступивших в подразделение документов осуществляется сотрудником, ответственным за делопроизводство.

Документы, поступившие в подразделение и зарегистрированные в системе «Делопроизводство», учитываются по электронным карточкам системы «Делопроизводство» и учетным карточкам документов (бумажным).

Движение копий документов учитывается в подразделении в журналах соответствующей формы.

В случае необходимости документы, поступившие из других подразделений, также подлежат учету в подразделении.

Ответственным за делопроизводство в первую очередь обрабатывается корреспонденция с отметками, свидетельствующими о срочности ее исполнения или доставки. О поступивших в подразделение документах докладывается руководителю подразделения.

Руководители подразделений организуют исполнение поступивших к ним документов.

6.2. Указания исполнителям даются в форме резолюции, которая должна содержать фамилии исполнителей, порядок и характер исполнения документа, срок исполнения, подпись руководителя и дату.

Рассмотрение руководителями подразделений документов производится в день их поступления в подразделение.

6.3. Поступившие в подразделения документы высших органов государственной власти (федеральные законы, акты Президента Российской Федерации, запросы и обращения членов Совета Федерации и депутатов Государственной Думы Федерального Собрания Российской Федерации, решения и поручения Правительства Российской Федерации), а также поручения руководства Администрации Президента Российской Федерации и руководства Аппарата Правительства Российской Федерации с резолюциями руководителя Агентства рассматриваются руководителями подразделений незамедлительно.

Все отметки о прохождении и исполнении документов в подразделении фиксируются ответственным за делопроизводство в электронных карточках на основе информации о ходе и результатах исполнения документов, представляемой ему исполнителями документов.

Исполнители в установленный срок возвращают исполненные документы по месту их регистрации для формирования дел в соответствии с утвержденной номенклатурой дел.

VII. ПОРЯДОК РАССМОТРЕНИЯ ПАРЛАМЕНТСКИХ ЗАПРОСОВ, ЗАПРОСОВ И ОБРАЩЕНИЙ ДЕПУТАТОВ ГОСУДАРСТВЕННОЙ ДУМЫ ФЕДЕРАЛЬНОГО СОБРАНИЯ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ И ЧЛЕНОВ СОВЕТА ФЕДЕРАЦИИ ФЕДЕРАЛЬНОГО СОБРАНИЯ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ

7.1. Агентство в пределах своей компетенции осуществляет подготовку проекта ответа на парламентский запрос к Председателю Правительства, Заместителю Председателя Правительства по их поручению. В случае если для подготовки проекта ответа требуется участие нескольких федеральных органов исполнительной власти, его проработка, подготовка и согласование осуществляются в порядке, предусмотренном Регламентом Правительства Российской Федерации и Типовым регламентом для проработки поручений Президента Российской Федерации, Правительства, Председателя Правительства, Заместителя Председателя Правительства.

Проект ответа на парламентский запрос с соответствующими обосновывающими материалами представляется в Министерство транспорта Российской Федерации федеральным органом исполнительной власти, указанным в поручении первым, в срок, указанный в поручении.

VIII. ПОРЯДОК РАССМОТРЕНИЯ ОБРАЩЕНИЙ (ПРЕДЛОЖЕНИЙ, ЗАЯВЛЕНИЙ, ЖАЛОБ) ГРАЖДАН

8.1. Агентство в пределах своей компетенции обеспечивает рассмотрение обращений граждан и организаций, принятие по ним решений и направление ответа в установленный срок.

Организация работы по приёму, регистрации и контролю исполнения предложений, заявлений или жалоб граждан и организаций (далее - обращения) в адрес Агентства осуществляется Управлением делами.

Обращения передаются руководителю Агентства на рассмотрение.

8.2. Рассмотренные руководителем Агентства обращения граждан с резолюцией и отметкой о контроле передаются для работы исполнителю.

Письменные обращения, содержащие вопросы, не входящие в компетенцию Агентства, направляются в 5-дневный срок по принадлежности, о чем сообщается заявителю, и, в случае необходимости, вышестоящему органу государственной власти, направившему письменное обращение на рассмотрение.

Обращения граждан рассматриваются в срок до одного месяца. Исполненными считаются обращения граждан после направления заявителю ответа с полностью решенными вопросами, представленными в обращении.

При необходимости срок рассмотрения может быть продлен, но не более чем на один месяц, о чем Агентство сообщает заявителю с указанием причин, и, в случае необходимости, вышестоящему органу государственной власти, направившему письменное обращение на рассмотрение.

В случаях, когда для дополнительной проверки и рассмотрения обращения требуется продление срока исполнения, головной исполнитель обязан согласовать (за 3 дня до окончания установленного срока) продление срока со структурным подразделением Агентства, ответственным за делопроизводство.

8.3. Признаются анонимными и не принимаются на рассмотрение письменные обращения граждан, в которых отсутствуют подлинная личная подпись, фамилия заявителя или его адрес для обратной связи.

Запрещается направлять обращения граждан для исполнения тем должностным лицам или организациям, действия которых обжалуются или критикуются.

8.4. Право подписи исходящих писем по обращениям граждан в адрес Администрации Президента Российской Федерации и Правительства Российской Федерации имеет руководитель Агентства.

Письменные ответы на обращения граждан и организаций в адрес Агентства подписываются руководителем Агентства или иными должностными лицами Агентства в соответствии с их компетенцией. В ответе обязательно указываются фамилия исполнителя и его служебный телефон.

8.5. В случае устного ответа на обращение составляется справка, подписываемая исполнителем, в которой указывается, какие меры приняты, когда, кем и кому дан устный ответ, удовлетворен ли заявитель устными разъяснениями.

Справка передается в структурное подразделение, ответственное за делопроизводство.

8.6. Организация личного приема граждан осуществляется руководителем Агентства, заместителями руководителя, руководителями структурных подразделений Агентства.

Учет и контроль исполнения принятых решений по итогам личного приема граждан ведется в журнале установленной формы.

IX. КОНТРОЛЬ ИСПОЛНЕНИЯ ДОКУМЕНТОВ

9.1. Контроль исполнения включает в себя: постановку на контроль, промежуточный контроль, предварительную проверку и регулирование хода исполнения, снятие с контроля, направление исполненного документа в дело, учет, обобщение и анализ хода и результатов исполнения документов, информирование руководителей в целях своевременного и качественного исполнения поручений, зафиксированных в документах.

Контролю подлежат документы, требующие исполнения Агентством. При постановке на контроль на документе делается отметка о контроле, которую обозначают буквой «К» или словом (штампом) «Контроль».

Постановку на контроль осуществляет Управление делами.

9.2. Управление делами осуществляет контроль за своевременным и качественным исполнением документов, поступивших в Агентство:

из Администрации Президента Российской Федерации, Государственной Думы и Совета Федерации Федерального Собрания Российской Федерации, Правительства Российской Федерации и других правительственных органов;

от депутатов Государственной Думы и Совета Федерации Федерального Собрания Российской Федерации;

от Министерства транспорта Российской Федерации;

от руководителей федеральных органов исполнительной власти, органов государственной власти субъектов Российской Федерации и местного самоуправления, полномочных представителей Президента Российской Федерации в федеральных округах, имеющих резолюции руководства Агентства;

от предприятий и организаций транспортного комплекса и сторонних организаций, предпринимателей, имеющих резолюции

руководства, а также предложений, заявлений и жалоб, поступивших от граждан.

По указанию руководства Агентства могут быть поставлены на контроль и другие документы. Непосредственный контроль за исполнением документов по существу вопроса в управлениях Агентства осуществляют руководители этих подразделений.

Контроль исполнения документов строится на базе регистрационных данных.

9.3. Контрольная картотека систематизируется по срокам исполнения документов, по исполнителям, группам документов.

Сроки исполнения документов исчисляются в календарных днях:

поступивших из вышестоящих органов государственной власти и внутренних - с даты подписания (утверждения) документа;

поступивших из других федеральных органов исполнительной власти, организаций и обращений граждан - с даты их поступления.

Сроки исполнения документов определяются руководителем, исходя из срока, установленного организацией, направившей документ, или нормативных сроков.

Документы подлежат исполнению в следующие сроки:

с конкретной датой исполнения - в указанный срок;

без указания конкретной даты исполнения и имеющие в тексте пометку «срочно» исполняются в 3-дневный срок;

имеющие в тексте пометку «оперативно» - в 10-дневный срок;

остальные - в срок не более месяца;

по парламентским запросам - не позднее, чем через 15 дней со дня получения;

по запросам членов Совета Федерации, депутатов Государственной Думы (депутатскому запросу) - не позднее, чем через 30 дней со дня получения;

по поручениям Правительства Российской Федерации, данным федеральным органам исполнительной власти по доработке проектов постановлений и распоряжений, рассмотренных на заседании Правительства Российской Федерации, а также по проектам постановлений и распоряжений;

Правительства Российской Федерации, поступившим от ответственного исполнителя на согласование - до 10 дней;

по письмам Министерства иностранных дел Российской Федерации, без согласования с другими организациями - в течение 15 дней, с согласованием - 30 дней;

представление Счетной палаты Российской Федерации должно быть рассмотрено в указанный в представлении срок или, если срок не указан, в течение 30 дней со дня его получения. О принятом по представлению решении и о мерах по его реализации Счетная палата Российской Федерации уведомляется незамедлительно.

Если последний день срока исполнения документа приходится на нерабочий день, то документ подлежит исполнению не позднее рабочего дня, предшествующего нерабочему дню. Дата исполнения указывается в резолюции руководителя и фиксируется в регистрационно-контрольной карточке электронной системы документооборота.

При необходимости изменения срока исполнения документа ответственный исполнитель представляет на имя руководителя, давшего поручение, мотивированную просьбу о его продлении не позднее 3-х дней до истечения срока.

9.4. Продление срока исполнения поручения Президента Российской Федерации, Федерального Собрания Российской Федерации или Правительства Российской Федерации допускается в исключительных случаях, когда исполнение поручения невозможно осуществить в указанный срок по объективным причинам. В этом случае Агентство представляет органу, давшему поручение, мотивированные предложения о продлении срока с указанием планируемой даты исполнения. Такие предложения представляются не позднее, чем в 10-дневный срок с даты подписания поручения. Сроки исполнения срочных и оперативных поручений не продлеваются.

Обо всех случаях изменения срока исполнения документов ответственный исполнитель своевременно информирует Управление делами. Приостанавливать исполнение документов, а также отменять их имеют право только вышестоящие органы или федеральный орган (организация) - автор документа.

В случае исполнения документа несколькими структурными подразделениями подлинник документа направляется ответственному исполнителю, остальные исполнители получают копии документа.

При уходе в отпуск, убытии в командировку, в случае болезни, при увольнении или перемещении работник, ответственный за контроль исполнения документов, обязан передать другому работнику по согласованию с непосредственным руководителем все контролируемые документы.

При пересылке документа на исполнение в подведомственную организацию, с последующим информированием о ходе и результатах исполнения, вместе с документом пересылаются два экземпляра регистрационной карточки. После исполнения один экземпляр карточки возвращается с указанием даты и содержания исполнения.

Проверка хода исполнения осуществляется до истечения сроков исполнения документов (предварительный контроль) в следующем порядке:

задания последующих лет - не реже одного раза в год;

задания последующих месяцев текущего года - не реже одного раза в месяц;

задания текущего месяца - каждые десять дней и за пять дней до истечения срока.

9.5. Снятие документов с контроля осуществляет Управление делами после представления ответственным подразделением-исполнителем необходимых материалов. Снятие документа с контроля оформляется отметкой об исполнении документа и направлении его в дело:

краткие сведения об исполнении или ссылка на документ (дата и номер), свидетельствующий об исполнении;

отметка «В дело», номер дела, в котором будет храниться документ, дата;

подпись исполнителя или руководителя структурного подразделения, в котором исполнен документ.

Документ считается исполненным и снимается с контроля после фактического выполнения поручений по существу, документированного подтверждения исполнения и сообщения результатов заинтересованным организациям и лицам или если в представленных по нему материалах о выполнении не дано дополнительных поручений и материалы не возвращены на доработку.

Промежуточные запросы и переписка не являются основанием для признания документа исполненным.

Исполнители обязаны по первому требованию работников Управления делами, ответственных за контроль исполнения, давать исчерпывающие данные о ходе исполнения и подготовки материалов по контролируемым документам и поручениям.

Управление делами, а также работники управлений, осуществляющие контроль за исполнением документов, ежемесячно проводят анализ исполнения поставленных на контроль документов и подготавливают соответствующие справки. Также Управление делами еженедельно представляет руководству Агентства, руководителям структурных подразделений справки-напоминания об истекающих сроках исполнения поручений и документов.

Справки о неисполненных документах предоставляются руководству Агентства еженедельно.

X. ОРГАНИЗАЦИЯ ДОКУМЕНТОВ В ДЕЛОПРОИЗВОДСТВЕ

Основными видами работ, обеспечивающими правильную организацию документов в делопроизводстве, являются составление номенклатуры дел и формирование дел.

10.1. Составление номенклатуры дел

10.1.1. Документы, поступившие в Агентство, и документы, подготовленные в подразделениях, после их рассмотрения и исполнения группируются в канцелярии и в структурных подразделениях Агентства в дела в соответствии с разработанной и утвержденной номенклатурой дел.

10.1.2. Номенклатура дел представляет собой систематизированный перечень заголовков дел с указанием сроков хранения.

В номенклатуру дел включаются все дела, образующиеся в Агентстве и его подразделениях в результате их деятельности, для группировки поступивших на рассмотрение и исполнение в Агентство и подготовленных в подразделениях документов, справочные и контрольные картотеки, а также номенклатура дел.

При составлении номенклатуры дел используется Типовой перечень документов с указанием сроков их хранения, утвержденный Агентством.

10.1.3. Номенклатура дел подразделения разрабатывается до 1 декабря текущего года ответственным за делопроизводство и после согласования с архивом подписывается руководителем подразделения и представляется в Управление делами.

10.1.4. Сводная номенклатура дел Агентства составляется до 15 декабря текущего года Управлением делами на основании номенклатур дел подразделений и после ее одобрения Центральной экспертной комиссией Агентства согласовывается с федеральным архивом, утверждается руководителем Агентства и вводится в действие с 1 января следующего года.

После утверждения сводной номенклатуры дел Агентства в подразделения направляются выписки из ее соответствующих разделов.

В течение года с разрешения начальника Управления делами в утвержденную номенклатуру дел могут вноситься изменения и дополнения, отмечаемые в графе «примечание».

В случае изменения структуры Агентства в сводную номенклатуру дел вносятся соответствующие изменения вплоть до ее нового составления, согласования и утверждения.

10.1.5. Названиями разделов номенклатуры дел Агентства являются названия управлений. В сводной номенклатуре дел разделы располагаются в соответствии с утвержденной структурой Агентства.

В номенклатуру дел включаются заголовки дел, отражающие все документируемые участки работы Агентства.

10.1.6. Графы номенклатуры дел заполняются следующим образом:

В графе 1 номенклатуры дел проставляются индексы каждого дела, включенного в номенклатуру. Индекс дела состоит из индекса управления и порядкового номера заголовка дела по номенклатуре в пределах структурного подразделения. Индексы дел обозначаются арабскими цифрами.

В графу 2 включаются заголовки дел (томов, частей).

Заголовок дела должен четко, в обобщенной форме отражать основное содержание и состав документов дела.

Не допускается употребление в заголовке дела неконкретных формулировок («разные материалы», «общая переписка» и т.д.), а также вводных слов и сложных оборотов.

Заголовок дела состоит из элементов, располагаемых в следующей последовательности: название вида дела (переписка, журнал и т.д.) или разновидности документов (протоколы, приказы и т.д.); название Министерства или структурного подразделения (автор документа); название организации, которой будут адресованы или от которой будут получены документы (адресат или корреспондент документа); краткое содержание документов дела; название местности (территории), с которой связано содержание документов дела; дата (период), к которой относятся документы дела.

В заголовках дел, содержащих документы по одному вопросу, но не связанных последовательностью исполнения, в качестве вида дела употребляется термин «документы», а в конце заголовка в скобках указываются основные разновидности документов, которые должны быть сгруппированы в деле (планы, списки, доклады и т.д.).

В заголовках дел, содержащих переписку с однородными корреспондентами, последние не указываются, а указывается их общее видовое название:

Например:

Переписка с федеральными министерствами по вопросам подписания соглашения о сотрудничестве.

В заголовках дел, содержащих переписку с разнородными корреспондентами, последние не перечисляются.

В заголовке дела указывается конкретный корреспондент, если переписка ведется только с ним.

При обозначении в заголовках дел административно-территориальных единиц учитывается следующее: если содержание дела касается нескольких однородных административно-территориальных единиц, в заголовке дела не указываются их конкретные названия, а указывается их общее видовое название.

Если содержание дела касается одной административно-территориальной единицы, ее название указывается в заголовке дела.

Если дело будет состоять из нескольких томов или частей, то составляется общий заголовок дела, а затем при необходимости составляются заголовки каждого тома, уточняющие содержание заголовка дела.

Порядок расположения заголовков дел внутри разделов номенклатуры определяется степенью важности документов, составляющих дела, и их взаимосвязью. В начале располагаются

заголовки дел, содержащих организационно-распорядительную документацию.

Заголовки дел могут уточняться в процессе формирования и оформления дел.

Графа 3 заполняется по окончании календарного года.

В графе 4 приводятся срок хранения дела, номера статей по Перечню типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения. В графе 5 «Примечание» указываются названия документов, использованных при определении сроков хранения дел, проставляются отметки о заведении дел, о переходящих делах, о выделении дел к уничтожению, о лицах, ответственных за формирование дел, о передаче дел в другой федеральный орган исполнительной власти для приложения и др.

10.1.7. Если в течение года в Агентстве возникают новые участки работы, не предусмотренные дела дополнительно вносятся в номенклатуру. Для вновь заводимых дел в каждом разделе номенклатуры оставляются резервные номера.

По окончании года в конце номенклатуры дел делается итоговая запись о количестве заведенных дел, томов.

10.2. Формирование и оформление дел

10.2.1. Формирование и хранение дел осуществляются по месту регистрации документов:

Управлением делами;

секретарями заместителей руководителя;

лицами, ответственными за ведение делопроизводства в управлениях Агентства.

10.2.2. Управление делами формирует в дела организационно-распорядительные документы, подписанные руководителем Агентства, копии правительственных документов, адресованных Агентству, переписку руководителя Агентства с федеральными органами исполнительной власти, органами власти субъектов Российской Федерации; и другие документы с отметками "Подлежит возврату в канцелярию".

Оригиналы документов вышестоящих органов, материалы, относящиеся к их исполнению, подлинники приказов, указаний и распоряжений, копии направленных в федеральные органы исполнительной власти служебных писем за подписью руководителя Агентства, а также материалы, связанные с исполнением данных документов с отметками "Подлежит возврату в канцелярию", хранятся в Управлении делами Агентства, которое несет ответственность за их сохранность.

Документы, поступившие и направленные в подразделения Агентства на исполнение и ознакомление без отметки "Подлежит возврату в канцелярию", документы, адресованные непосредственно управлениям Агентства, а также материалы, относящиеся к исполнению таких документов, хранятся в соответствующих подразделениях централизованно. Ответственность за сохранность этих документов возлагается на лиц, ответственных за ведение делопроизводства.

Протоколы совещаний и рабочих встреч, проводимых руководителем Агентства, планы и другие материалы, связанные с их подготовкой и проведением, хранятся у группы помощников или должностных лиц, на которых руководителем Агентства возложено выполнение обязанностей по подготовке и обслуживанию совещаний и встреч, до истечения делопроизводственного года, после чего передаются на хранение в Управление делами.

Протоколы заседаний Совета, решения Совета и материалы к ним, а также документы по контролю за их исполнением хранятся у секретаря Совета в течение делопроизводственного года, а затем передаются на хранение в Управление делами.

Исполнители хранят у себя только документы, находящиеся у них на текущем исполнении. В случае увольнения или перемещения работника, выезда его в командировку, ухода в отпуск или иного временного отсутствия он обязан передать все имеющиеся у него документы другим работникам по указанию начальника структурного подразделения.

10.2.3. При формировании дел необходимо соблюдать следующие правила: помещать в дело только исполненные документы, группировать документы одного календарного года, за исключением переходящих дел, раздельно группировать документы постоянного и временного сроков хранения.

В дело не должны помещаться документы, подлежащие возврату, лишние экземпляры, черновики. По объему дело не должно превышать 250 листов.

Документы внутри дела располагаются в хронологической вопросно-логической последовательности.

Распорядительные документы группируются в дела по видам и хронологии с относящимися к ним приложениями.

Приказы по основной деятельности группируются отдельно от приказов по личному составу.

В отдельные дела по хронологии, в зависимости от вида документов, формируются копии принятых федеральных законов, актов Президента Российской Федерации, актов Правительства Российской Федерации и выписки из соответствующих протоколов заседаний Правительства Российской Федерации.

Протоколы в деле располагаются в хронологическом порядке по номерам. Документы к протоколам, сгруппированные в отдельные дела, систематизируются по номерам протоколов.

Утвержденные планы, отчеты, сметы, лимиты, титульные списки и другие документы группируются отдельно от проектов.

Документы в личных делах группируются по мере их поступления.

Переписка группируется, как правило, за календарный год и систематизируется в хронологической последовательности; документ-ответ помещается за документом-запросом. При возобновлении переписки по определенному вопросу, начавшейся в предыдущем году, документы включаются в дело текущего года с указанием индекса дела предыдущего года.

10.2.4. Дела Агентства подлежат оформлению и по завершении года. Оформление дела - подготовка его к хранению. Оформление дела включает в себя комплекс работ по описанию дела на обложке, брошюровке, нумерации листов и составлению заверительной надписи. Оформление дел проводится сотрудниками подразделений, в компетенции которых заведение и формирование дел, при методической помощи и под контролем архива.

В зависимости от сроков хранения проводится полное или частичное оформление дел. Полному оформлению подлежат дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу. Полное оформление дела предусматривает оформление реквизитов обложки дела по установленной форме, нумерацию листов, составление листа-заверителя, составление в необходимых случаях внутренней описи документов дела, подшивку и переплет, внесение необходимых уточнений в реквизиты обложки дела.

Обложка дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу оформляется по установленной форме. На обложке дела указываются реквизиты: наименование Агентства, наименование структурного подразделения, индекс дела, заголовок, дата дела, количество листов в деле, срок хранения, архивный шифр дела.

В целях обеспечения сохранности и закрепления порядка расположения документов, включенных в дело, все его листы, кроме листа заверителя и внутренней описи, нумеруются. Листы нумеруются простым карандашом сверху вниз, цифры проставляются в правом верхнем углу листа.

Листы дел, состоящих из нескольких томов, нумеруются по каждому тому отдельно.

После завершения нумерации листов составляется заверительная надпись, которая располагается в конце дела. Заверительная надпись составляется в деле на отдельном листе. В ней цифрами и прописью указывается количество листов в данном деле.

Заверительная надпись подписывается ее составителем с указанием расшифровки подписи, должности и даты составления. Количество листов в деле проставляется на обложке дела в соответствии с заверительной надписью.

Реквизит «срок хранения дела» переносится на обложку дела из соответствующей номенклатуры дел.

Архивный шифр дела (номера фонда, описи, дела) на обложках дел постоянного хранения проставляется в ведомственном архиве чернилами только после включения этих дел в годовые разделы сводных описей, утвержденных ЭПК соответствующего федерального архива (до этого он проставляется карандашом).

Документы, составляющие дело, подшиваются на четыре прокола в твердую обложку из картона или переплетаются с учетом возможного свободного чтения всех документов. При подготовке дел к подшивке металлические скрепки удаляются.

Дела временного хранения (до 10 лет включительно) допускается хранить в скоросшивателях, не проводить пересистематизацию документов, листы не нумеровать, заверительные надписи не составлять.

10.2.5. Документы находятся в управлениях Агентства в течение года после окончания работы с ними. По истечении этого периода обработанные в установленном порядке документы по описям сдаются в архив Агентства.

Архив принимает документы лишь после полного приведения их подразделениями в порядок и обеспечивает последующее их хранение, использование в практической работе, отбор и передачу на государственное хранение (в соответствии с решениями Экспертной комиссии Агентства после проведения экспертизы ценности документов).

Организация архивного хранения по документам, образующимся в деятельности Агентства, осуществляется в порядке, установленном Федеральным архивным агентством.

Архивные документы или их копии могут предоставляться организациям и гражданам по их письменным запросам с разрешения руководства.

XI. ПОРЯДОК ПЕРЕДАЧИ ДОКУМЕНТОВ НА ХРАНЕНИЕ В АРХИВ

Документы, образующиеся в процессе деятельности Росавтодора, имеющие историческое, научное, социальное, экономическое, политическое и культурное значение, входят в состав Архивного фонда Российской Федерации и независимо от ведомственной принадлежности, времени происхождения, места хранения, техники и способа закрепления информации подлежат передаче на государственное хранение в федеральный архив как государственная часть Архивного фонда Российской Федерации.

Архив Агентства хранит документы центрального аппарата, организаций-предшественников, ликвидированных организаций, непосредственно подчиненных Агентству.

11.1. Экспертиза ценности документов

11.1.1. Экспертиза ценности документов - определение ценности документов с целью отбора их на государственное хранение и установления сроков хранения.

Для регулярного проведения экспертизы ценности документов Агентства с целью отбора их на архивное хранение и установления сроков хранения, рассмотрения описей дел постоянного хранения и актов на уничтожение документов, не имеющих научной ценности и практического значения, создается постоянно действующая Центральная экспертная комиссия Агентства (ЦЭК).

Состав комиссии и положения о ней утверждаются приказом руководителя Агентства и согласуются с Федеральным архивным агентством.

11.1.2. Экспертиза ценности документов проводится при составлении номенклатуры дел, при формировании дел и проверке правильности отнесения документов к делам, при подготовке дел к последующему хранению.

Экспертиза ценности документов ежегодно осуществляется в структурных подразделениях Агентства сотрудниками, отвечающими за ведение делопроизводства, совместно с ЦЭК (ЭК) и работниками архивов.

11.1.3. При проведении экспертизы ценности документов осуществляется отбор документов постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения для передачи в архив Агентства, отбор документов с временными сроками хранения и с пометкой «До минования надобности», подлежащих дальнейшему хранению в структурных подразделениях; выделение к уничтожению дел за предыдущие годы, сроки хранения которых истекли.

11.1.4. Отбор документов для постоянного хранения проводится на основании перечней документов с указанием сроков их хранения и номенклатуры дел Агентства путем полистного просмотра дел.

По результатам экспертизы ценности документов составляются описи дел постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу, а также акты о выделении дел к уничтожению.

На завершенные дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу, прошедшие экспертизу ценности, оформленные в соответствии с установленными требованиями, ежегодно составляются описи. На дела временного (до 10 лет) хранения описи не составляются.

11.1.5. Для сдачи дел в архив в структурных подразделениях ежегодно составляются описи в двух экземплярах, заверяются лицом, ответственным за делопроизводство, и подписываются руководителем подразделения.

Отдельно составляются описи на дела постоянного хранения, дела временного (свыше 10 лет) хранения, дела по личному составу.

11.1.6. Описи дел структурных подразделений составляются по установленной форме и представляются в архив через два года после завершения дел в делопроизводстве.

Описательная статья описи дел структурного подразделения имеет следующие элементы:

порядковый номер дела (тома, части) по описи;

индекс дела (тома, части); заголовок дела (тома, части); срок хранения дела.

При составлении описи дел соблюдаются следующие требования:

каждое дело вносится в опись под самостоятельным порядковым номером (если дело состоит из нескольких томов (частей), то каждый том (часть) вносится в опись под самостоятельным номером); порядок нумерации дел в описи - валовый;

графы описи заполняются в точном соответствии с теми сведениями, которые вынесены на обложку дела; при внесении в опись подряд дел с одинаковыми заголовками пишется полностью заголовок первого дела, а все остальные однородные дела обозначаются словами «то же», при этом другие сведения о делах вносятся в опись полностью (на каждом новом листе описи заголовок воспроизводится полностью);

графа описи «Примечание» используется для отметок о приеме дел, особенностях их физического состояния, передаче дел другим структурным подразделениям со ссылкой на необходимый акт, о наличии копий и т.п.

В конце описи вслед за последней описательной статьей делается итоговая запись, в которой указываются (цифрами и прописью) количество дел, числящихся по описи, первый и последний номера дел по описи, а также оговариваются особенности нумерации дел в описи (литерные номера и пропущенные номера).

Опись дел структурного подразделения подписывается составителем с указанием его должности, согласовывается с работником архива и утверждается руководителем структурного подразделения.

Опись дел структурного подразделения составляется в трёх экземплярах, один из которых передается вместе с делами в архив Агентства, второй остается в качестве контрольного экземпляра в структурном подразделении. Третий экземпляр описи передается в ЦЭК для рассмотрения и согласования.

11.1.7. Отбор документов за соответствующий период к уничтожению, составление акта о выделении их к уничтожению производятся после составления сводных описей дел постоянного хранения за этот же период. Указанные описи и акты рассматриваются на заседании ЦЭК. Согласованные ЦЭК акты утверждаются руководителем Агентства после утверждения экспертно-проверочной комиссией (далее - именуется - ЭПК) Государственного архива Российской Федерации (ГАРФ), описей дел постоянного хранения, после этого дела, включенные в данные акты, уничтожаются в соответствии с установленным порядком.

11.2. Подготовка и передача документов в архив

11.2.1. В архив передаются дела с исполненными документами постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу. Их передача производится только по описям дел.

11.2.2. Дела с исполненными документами постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения передаются в архив после истечения двухлетнего срока их хранения и использования в структурном подразделении.

11.2.3. Дела временного (до 10 лет включительно) хранения передаче в архив не подлежат. Они хранятся в структурных подразделениях и по истечении сроков хранения подлежат уничтожению в установленном порядке.

11.2.4. Передача дел в архив осуществляется по графику, составленному архивом, согласованному с руководителями структурных подразделений и утвержденному начальником Управления делами.

11.2.5. В период подготовки дел структурным подразделением Агентства к передаче в архив сотрудником архива предварительно проверяется правильность их формирования, оформления и соответствие количества дел, включенных в опись, количеству дел, заведенных в соответствии с номенклатурой дел. Все выявленные при проверке недостатки в формировании и оформлении дел работники структурного подразделения обязаны устранить.

11.2.6. Прием каждого дела производится работником архива в присутствии работника структурного подразделения по описи. При этом на обоих экземплярах описи против каждого дела, включенного в нее, делается отметка о наличии дела. В конце каждого экземпляра описи указываются цифрами и прописью количество фактически принятых дел, дата приема-передачи дел, а также ставятся подписи работника архива и работника подразделения, передавшего дела.

11.2.7. Работники архивной службы Агентства наряду с сотрудниками Агентства, пользующимися документами архива, несут ответственность за сохранность выданных архивных материалов и своевременное возвращение их к месту хранения.

XII. ПОРЯДОК ВЫПОЛНЕНИЯ КОПИРОВАЛЬНО-МНОЖИТЕЛЬНЫХ РАБОТ

12.1. Выполнение копировально-множительных работ в аппарате Агентства производится централизованно в множительном бюро, а также на отдельных копировальных аппаратах, установленных в подразделениях.

12.2. Разрешается копирование только документов и материалов служебного характера.

12.3. Основанием для выполнения копировальных работ является заказ, оформленный на бланке установленной формы, подписанный начальником Управления делами или начальником отдела этого управления.

12.4. На копировальных аппаратах, установленных в подразделениях, разрешается копирование срочных материалов небольшого объема и тиража. Ответственность за правильное использование копировальной техники несет начальник подразделения, в котором установлен копировально-множительный аппарат.

12.5. Изготовленные копии вместе с подлинником выдаются под расписку.

12.6. Учет выполненных работ ведется на основании заказов, которые хранятся в течение года.

12.7. Копирование бланков документов запрещается.

XIII. ИЗГОТОВЛЕНИЕ И ИСПОЛЬЗОВАНИЕ ПЕЧАТЕЙ И ШТАМПОВ

13.1. Изготовление печатей и штампов, необходимых для обеспечения деятельности Агентства, производится по разрешению руководителя Агентства на основании соответствующего перечня, подготовленного Управлением делами.

13.2. Необходимость изготовления штампов с факсимильным воспроизведением подписи руководителя Агентства и его заместителей определяется руководителем Агентства.

13.3. Лица, ответственные за использование указанных штампов, определяются руководителем Агентства и его заместителями соответственно.

13.4. Изготовленные печати и штампы учитываются в Управлении делами и выдаются под расписку сотрудникам, отвечающим за их использование и сохранность.

13.6. Печать Агентства с изображением Государственного герба Российской Федерации хранится в Управлении делами и проставляется на документах, требующих особого удостоверения их подлинности.

13.7. Простые круглые мастичные печати (без изображения государственной символики) ставятся на копиях документов для удостоверения их соответствия подлинникам.

13.8. Оттиск печати должен захватывать окончание наименования должности лица, подписавшего документ.

13.9. Штампы с факсимильным воспроизведением подписи руководителя Агентства и его заместителей разрешается при необходимости использовать на копиях подписанных в установленном порядке документов.

Использование указанных штампов при оформлении подлинников всех видов документов запрещается.

13.10. Об утере печати или штампа незамедлительно ставится в известность Управление делами.

13.11. Пришедшие в негодность и утратившие значение печати и штампы подлежат возврату в Управление Делами, где они уничтожаются по акту.

13.12. Контроль за использованием печатей и штампов возлагается на руководителей подразделений, сотрудникам которых они были выданы, и на Управление делами и бухгалтерского учета.

13.13. Сотрудник, которому были выданы печать или штамп, при оставлении должности обязан сдать их в Управление делами и бухгалтерского учета.

СОГЛАСОВАНО

Руководитель Федерального

архивного агентства

_______________В.П. Козлов

« 2 » сентября 2005 г.

 

 

 

 

 

 

Журнал учета граждан по личным вопросам

 

 

 

 

Итоговая запись о категориях и кол-ве дел, заведенных в___году

в Федеральном дорожном агентстве

 

Наименование должности руководителя службы ДОУ   Дата	Подпись	Расшифровка подписи
Итоговые сведения переданы в архив
Наименование должности передавшего сведения   Дата	Подпись	Расшифровка подписи

 

Федеральное дорожное агентство

НОМЕНКЛАТУРА ДЕЛ

 

00.00.0000 №_____

(место составления)

На___________год

 

 

 

Итоговая запись о категориях и кол-ве дел, заведенных в______году

в структурном подразделении

 

 

 

 

 

			код федерального архива   код Росавтодора
			Ф.№   Оп.№   Д.№
	(НАИМЕНОВАНИЕ ФЕДЕРАЛЬНОГО АРХИВА)
	(НАИМЕНОВАНИЕ АГЕНТСТВА И СТРУКТУРНОГО ПОДРАЗДЕЛЕНИЯ)
	ДЕЛО №______ТОМ №______
	(ЗАГОЛОВОК ДЕЛА)
	(ДАТА)
				На_______________ листах
				Хранить_________________
	Ф.№   Оп..№   Д.№

 

ЛИСТ - ЗАВЕРИТЕЛЬ ДЕЛА №_________

В деле подшито и пронумеровано __________________________________________лист(ов)

(цифрами и прописью)

в том числе литерные листы _______________________пропущенные номера_____________

+ листов внутренней описи________________________________________________________

 

 

_____________________________________________________________________________________________________

(должность, подпись, расшифровка подписи, дата)

 

ВНУТРЕННЯЯ ОПИСЬ ДОКУМЕНТОВ ДЕЛА №____

 

Итого_________________________________________________________________документов

(цифрами и прописью)

Количество листов внутренней описи________________________________________________

(цифрами и прописью)

 

 

Федеральное дорожное агентство

________________________________________________________________________________

(наименование структурного подразделения)

ОПИСЬ №

________________________________________________________________________________

 

В данную опись внесено __________________________________дел с №__________________

(цифрами и прописью)

по № ____________________, в том числе:

литерные номера:

пропущенные номера:

 

Передал______________________________________________________________________дел

(цифрами и прописью)

и_____________________________________________________регистрационно-контрольных

(цифрами и прописью)

картотек к документам <3>

 

 

 

На основании____________________________________________________________________

(название и выходные данные перечня документов

________________________________________________________________________________

с указанием сроков их хранения)

отобраны к уничтожению как не имеющие научно-исторической ценности и утратившие практическое значение документы фонда №__________________________________________

________________________________________________________________________________

(название фонда)

 

 

Итого ___________________________________ дел за_____________________________ годы

(цифрами и прописью)

Описи дел постоянного хранения за_________________________________ годы утверждены,

а по личному составу согласованы с ЭПК____________________________________________

(наименование архивного учреждения)

(протокол от _________________№______________